Geluidsopname van de AV en kopieën van documenten

Geluidsopname AV en foto van notulenIn vele VME's zijn er nogal wat discussies omdat mede-eigenaars vinden dat de notulen geen correcte weergave van de algemene vergadering zijn. Alhoewel de wet verplicht van de notulen op het einde van de vergadering te laten ondertekenen, gebeurt het nog te vaak dat dit pas de volgende dag of enkele dagen later gebeurt, zonder veel "bemoeienis" van de aanwezigen. Probeer dan maar eens te bewijzen wat er precies gezegd is op de vergadering.
Verder hebben eigenaars, of de commissaris van de rekeningen, vaak moeilijkheden om inzage te krijgen in documenten of om kopieën aan een aanvaardbare kost mee naar huis te krijgen.
In dit artikel bespreken we de problematiek, in een volgende tonen we een paar zeer nuttige technische oplossingen voor elke VME.

Correcte registratie van de algemene vergaderingen


Sinds de nieuwe wet op de mede-eigendom is een tijdlang de stelling verdedigd dat er na de algemene vergadering enkel notulen van de beslissingen opgemaakt moeten worden. Er zou verder geen "verslag" van de discussies meer opgemaakt moeten worden. Alhoewel het de bedoeling van de wetgever is dat er een duidelijke neerslag van de beslissingen is, blijkt het dat veel vrederechters toch wel belang hechten aan meer achtergrondinformatie om beter te kunnen beoordelen hoe een klager zelf geargumenteerd heeft tijdens de AV. Tussen de AV en het verschijnen voor de vrederechter worden immers nogal wat bijkomende argumenten verzonnen, die tijdens de AV helemaal niet aangehaald zijn door de klager.

De vraag is hoe men een nauwkeurige en objectieve weergaven van de besprekingen krijgt. Het maakt niet uit of een uitgebreider verslag nu door de syndicus opgemaakt wordt of door een mede-eigenaar-secretaris, er zijn altijd punten waar de verslaggever een persoonlijke belang of een emotionele reactie heeft die het verslag een kleur zouden kunnen geven. Bovendien zegt de wet dat de notulen op het einde van de vergadering ondertekend moeten worden door de  voorzitter, de secretaris en de nog aanwezige mede-eigenaars. Dit staat er echter niet voor het uitgebreidere verslag van de besprekingen, zodat men zich dan de vraag kan stellen wat dan de juridische waarde van dit document is. Dat maakt het verslag vooral nuttig als informatief document.

Geluidsopname van de vergadering

Het aanstellen van een deurwaarder is natuurlijk een mogelijkheid om achteraf zaken uit de notulen te kunnen weerleggen. De deurwaarder neemt dan deel aan de vergadering en maakt zich bij aanvang ook kenbaar. Dit is echter een dure oplossing, die vooral ingezet wordt bij hoog oplopende conflicten en vergaderingen waar een groot vermoeden is dat er notulen van belangrijke beslissingen vervalst zullen worden.

Als alternatieve en goedkope oplossing grijpen kritische mede-eigenaars al eens naar een geluids- of zelfs video-opname van de algemene vergadering maken, om later ontegensprekelijk te kunnen aantonen wat er gezegd is.


Mag dat? Het strafwetboek art 314bis zegt dat men niet stiekem gesprekken van derden mag opnemen, zonder de toestemming van tenminste één deelnemer aan het gesprek: "Met gevangenisstraf van zes maanden tot één jaar en met geldboete van tweehonderd [euro] tot tienduizend [euro] of met een van die straffen alleen wordt gestraft hij die: ...met behulp van enig toestel privé-communicatie of -telecommunicatie, waaraan hij niet deelneemt ... opneemt of doet opnemen ...".
Wanneer u zelf deelnemer bent, zoals op een algemene vergadering, mag dus een opname maken.

Moet u dat melden? U hoeft dat niet op voorhand aan te kondigen. U zou het wel kunnen melden, wat er voor zal zorgen dat de secretaris meer op zijn hoede zal zijn om de waarheid naar zijn hand te zetten.
Houdt de rechter er rekening mee? De rechter kan zelf beslissen of hij al dan niet rekening wil houden met een geluids- of video-opname. Het zal er ook van afhangen hoe betrouwbaar de opname over komt.

Een opname is trouwens niet enkel nuttig in geval van geschillen. Het kan de secretaris, syndicus of raad van mede-eigendom ook toelaten achteraf nog eens alle details te beluisteren, niet enkel deze waarvan de secretaris er in geslaagd is ze neer te schrijven. Zo wordt het verslag vollediger en correcter.

Maar heeft het nut een geluidsopname van drie uur te maken, waar u waarschijnlijk even lang mee bezig bent om precies het relevante stuk terug te zoeken? Wel, daarvoor bestaat er vandaag een fantastische oplossing, die we zelf al een paar jaar gebruiken. Deze technologie laat u toe in minder dan een seconde precies het juiste deel van de vergadering terug te vinden. In een volgend artikel meer daarover.

Kopie van de notulen

De notulen moeten op het einde van de vergadering voorgelezen worden en ondertekend door de secretaris, de voorzitter van de vergadering en de nog aanwezige mede-eigenaars of lasthebbers. Ook dan horen we soms dat er achteraf nog wijzigingen gebeurd zijn. Dit mag strikt genomen dan wel valsheid in geschrifte heten, maar hoe bewijs je dat?

In sommige gevallen kan het dan ook nuttig zijn een kopie te maken van de ondertekende notulen op de vergadering zelf. Meestal heeft men echter niet de beschikking over een fotokopieermachine. Wat natuurlijk wel kan, is een foto nemen van elke bladzijde. De huidige digitale fototoestellen of zelfs de betere telefoons kunnen voldoende gedetailleerde foto's nemen om dit nog te kunnen lezen. Het nadeel is dat men nog steeds met een een reeks aparte foto's zit, al dan niet heel scherp en soms genomen in moeilijke lichtomstandigheden. Daarom kan het gebruik van een handscanner ook nuttig zijn, zodat men documenten van een hogere kwaliteit heeft.
Ook van een dergelijke handscanner zullen we in een volgende artikel een voorbeeld geven.

Geluidsopname algemene vergaderingEen kleine enquête die we gedaan hebben zorgt voor verrassende resultaten. Een derde van de respondenten heeft al ooit bewijsmateriaal verzameld tijdens de algemene vergadering, 7% zelfs via een deurwaarder. Een derde vindt dit niet nodig want ze hebben voldoende vertrouwen in de syndicus en de voorzitter. Het laatste derde had ook vertrouwen, vond het niet nodig zaken te kunnen aantonen, maar heeft er achteraf blijkbaar wel spijt van omdat de notulen toch niet overeenkomen met wat zij tijdens de vergadering gehoord hadden.

 

 

 

 

 

Andere artikels over de Algemene Vergadering

Hoe bereid je een AV niet voor? Taken van de voorzitter van de AV
Teveel aan volmachten op de AV Commissaris van de rekeningen - taakbeschrijving
Wettelijke voorschriften AV Gehuwden beiden op de AV?
AV voor ontslag syndicus Geluidsopname van de AV

 

Gratis abonneren
Opmerking: dit artikel kan bijgewerkt worden aan de hand van nieuwe bevindingen. Als u het in de toekomst opnieuw wil lezen, bekijk dan de meest recente on-line versie. (Gebruiksvoorwaarden)

© 2010-2014 Quimmo.be

De syndicus vraagt een extra

De syndicus vraagt een extra werkkapitaal op hoeveel procent van de stemmen heeft hij hier voor nodig 50 % of 75 % kan u mij hier voor bericht sturen aub 

Met vriendelijke groeten 

Karel De Schepper
 

De syndicus vraagt een extra

De syndicus vraagt een extra werkkapitaal op hoeveel procent van de stemmen heeft hij hier voor nodig 50 % of 75 % kan u mij hier voor bericht sturen aub 

Met vriendelijke groeten 

Karel De Schepper
 

Bij ons is de laayste AV door

Bij ons is de laayste AV door de syndicus samen met enkele gefrusteerde oud beheerraadsleden op voorhand in elkaar gestoken en helemaal gemanipuleerd! de mvr die de taak  als voorzitster op zich nam heeft helemaal niet de vergadering geleid en heeft enkel het woord gevoerd op een punt van de AV die haar aanbelangde en voor de rest geeft de syndicus de AV naar zijn hand gezet ! er werd op 2 punten   door de syndicus een stemming gehouden ... voor de rest werd ieder punt door de syndicus  als volgt afgehaspeld " aflezen van het agenda punt en binnen de 30 seconden niemand geen opmerking ?? ander punt " met andere woorden niemand kreeg de tijd om enige reaktie te geven en indien er zich toch iemand waagde werd deze weg gelachen door syndicus en oudbeheerrraadsleden met de opmerking vlgd punt.
Vlgd jaar word de av door mij zeker opgenomen want de notulen  ( die ik op het einde van de AV niet ondertekende ) werden helemaal naar de hand van de syndicus en de oud beheerraadsleden  gezet en geven geenzins de AV terug
walter 

walter verkest

 


 

Dat lijkt me zinvol. Bedenk

Dat lijkt me zinvol. Bedenk wel dat u dit best kan gebruiken voor punten die belangrijk genoeg zijn. Ofwel zal u dan op het einde van de vergadering moeten eisen dat het verslag aangepast wordt (met de pen die we in een ander artikel bespreken kunt u onmiddellijk het opgenomen gedeelte terug laten horen), ofwel moet u binnen de 4 maand naar de vrederechter om de beslissingen te laten vernietigen. Dat doet u natuurlijk niet voor punten en komma's.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

Deze voorstelling,om de

Deze voorstelling,om de gesprekken op te nemen, vind ik persoonlijk,een brug te ver.Wettelijk is zoiets niet toegelaten,integendeel,indien een aanwezige zoiets zou opvallen,kan hij/zij negatieve beweringen uiten beweren zoveel men wil,ik zou het eerder beperken als volgt,indien er opmerkingen zijn,dient de klager ervan binnen een bepaalde periode,deze schriftelijk "Aangetekend" over te maken aan de syndicus,als de syndicus dan doet of hij niets heeft ontvangen,speelt deze met vuur en is hij rijp voor om vervangen te worden,bij wijze van uitdrukking.Nog straffer,waar is de deskundigheid van een voorzitter die de A.V. wil leiden,als hij wordt afgewezen en vervangen word door een amateur? Binnen de neuwe Wetgeving,ontbreken echte deskundige en zinvolle elementen wat de mede-eigendom aanbelangt.Wel leuk voor juristen!
DHAENE ANDRE - Waarnemend moderator 

Een brug te ver: dat is uw

Een brug te ver: dat is uw mening, waarop u recht heeft natuurlijk. Het hangt echter sterk af van de sfeer in de VME. In 95% van de gebouwen is dit niet nodig, alhoewel ik het ook gewoon nuttig vind om achteraf nog eens stukjes te beluisteren en correcter weer te geven in een verslag.

Uw opmerking dat u dan maar moet protesteren bij de syndicus als u opmerkingen heeft, werkt bij een beperkt aantal VME's echter niet (ons forum staat vol met dergelijke gevallen). De verslaggever zegt dat u het 'verkeerd begrepen heeft' en hoe gaat u dan het tegendeel bewijzen? De syndicus buiten zetten? Mooi als u de mede-eigenaars mee krijgt en als de RvME niet tegen u is, terwijl ze met een pakket volmachten naar de AV komen. Het is niet altijd zo eenvoudig.

Wat ons wel interesseert is uw opmerking dat dit wettelijk niet toegelaten is. Op welke bron beroept u zich?

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom