Van syndicus veranderen stap 6 - De algemene vergadering

Stemming vervanging syndicusU heeft valabele kandidaten gevonden, de huidige syndicus heeft zijn vervanging correct als punt op de agenda van een (buitengewone) algemene vergadering gezet en de uitnodigingen zijn verstuurd. Nu komt het er op neer de vergadering goed voor te bereiden en het verloop goed onder controle te houden om de stemming correct en wrijvingsloos te laten verlopen.
Hoe pakt u dat best aan?

Voorzitter en secretaris van de vergadering

Eerst en vooral moet u er rekening mee houden dat de vergadering voorgezeten moet worden door een mede-eigenaar. Het is heel belangrijk dat deze persoon de vergadering goed leidt en de huidige syndicus binnen de perken van zijn bevoegdheden houdt, indien u vreest dat het hier kan mislopen.
Verder moet er op een algemene vergadering ook een secretaris aangeduid worden. Bij veel vergaderingen wordt deze rol uit praktische overwegingen door de syndicus ingevuld. Maar het kan ook een mede-eigenaar zijn, en voor deze specifieke beslissing is dat laatste natuurlijk de beste keuze.

U moet dus zorgen dat er valabele kandidaten zijn voor beide functies en best op voorhand met hun bespreken wat de aandachtspunten zijn. U kunt dit natuurlijk gemakkelijk organiseren indien uw gebouw een eigen forum heeft op Quimmo, waar u op voorhand op zoek kunt gaan naar kandidaten. Wacht niet tot de vergadering zelf, want als er geen kandidaten zijn zit u in een moeilijk parket en zal de syndicus misschien weer secretaris of zelfs voorzitter moeten zijn.

Décharge

Besef goed dat u uw huidige syndicus moeilijk nog aansprakelijk kunt stellen voor fouten wanneer u hem eerst kwijting verleend heeft voor zijn beleid, behalve als hij echt informatie achtergehouden of vervalst heeft. Maak al de aanwezigen hiervan bewust en stel de kwijting zo nodig uit of doe ze onder voorbehoud van een aantal te controleren/corrigeren punten.

Zorg voor een duidelijke voorstelling

Maak een goede samenvatting van de offertes die u gekregen heeft en zeker van de referenties die u gehoord heeft in andere gebouwen. Stel deze voor aan de algemene vergadering en laat daarna de kandidaat syndici kort hun diensten voorstellen, indien u dit nodig acht. Het is nuttig dat ze aanwezig zijn, zodat ze op eventuele vragen kunnen antwoorden.

Vermijd intimidatie

Vele mede-eigenaars zijn niet mondig, terwijl een door de wol geverfde syndicus het klappen van de zweep kent en weet hoe hij de dynamiek van de vergadering naar zijn hand kan zetten. Zorg dus dat zowel de huidige syndicus als de kandidaat syndici hun zaak kunnen toelichten, maar daarna de vergadering verlaten terwijl de mede-eigenaars beraadslagen (zie Art. 577-6 §9). Anders kunnen eigenaars "dichtklappen" en in aanwezigheid van de syndicus niet voor zijn ontslag durven stemmen. Hier ligt dus een belangrijke taak voor de voorzitter van de AV.

In conflictsituaties kunt u eventueel zorgen voor voldoende bewijsmateriaal in geval van discussie.

Laat de discussie niet uit de hand lopen

Sommige mede-eigenaars zijn emotioneel betrokken bij de huidige syndicus, in de positieve of in de negatieve zin. Sommigen hebben voorkeur voor een groot kantoor, anderen voor een klein en voor alles zijn wel argumenten te vinden. Probeer deze discussie zoveel mogelijk op voorhand te houden op het forum van uw gebouw op Quimmo en al naar een consensus te werken. Op dit forum kunt u ook al uw eindselectie vooraf voorstellen, zodat mede-eigenaars nog eens in hun kennissenkring kunnen horen of iemand ervaring heeft met deze syndici.

U kunt dan de conclusies voorstellen op de AV en vanaf dat punt nog verder argumenteren op basis van wat men zonet gehoord heeft. Zorg dat iedereen op de bal speelt en niet op de man!

Hoe te stemmen

Zorg er in de eerste plaats voor dat er meer dan één kandidaat is, al is dat voor een kleine VME niet altijd evident. Anders kan er geïnsinueerd worden dat u een bepaalde kandidaat naar voor wil schuiven.
Er moet ook duidelijk afgesproken worden hoe er gestemd wordt. Voor de keuze van een nieuwe syndicus is een 50%+1 meerderheid nodig. Maar wat indien er 3 kandidaten zijn en elk krijgt een derde van de stemmen? Iedereen wil dus de huidige syndicus weg, maar toch is er geen meerderheid voor een nieuwe.
Vermeld daarom duidelijk dat er in meerdere stemrondes gewerkt kan worden en beschrijf duidelijk op voorhand hoe, zodat er achteraf  geen discussie is. Een mogelijke, maar zeker niet de enige, organisatie kan zijn:

Ronde 1

Er wordt achtereenvolgend gestemd voor elk van de kandidaten. Indien één kandidaat hier al een 50%+1 meerderheid heeft, is de zaak beklonken en wordt hij de nieuwe syndicus. Indien meerdere kandidaten 50%+1 halen, wordt deze met de meeste stemmen gekozen.
U kunt de eigenaars toelaten om op elk van de kandidaten een stem uit te brengen, niet noodzakelijk om voor één enkele kandidaat te kiezen. Het is immers best mogelijk dat iemand zich kan vinden in meerdere kandidaten.

Ronde 2

Indien er geen duidelijke winnaar is in ronde 1, kunt u voor elk van de kandidaten de stemmen voor de kandidaat nemen en de stemmen tegen hem er van aftrekken (om de kandidaten met te veel tegenstanders ook te weren), geen rekening houdend met de onthoudingen. Degene met de slechtste score wordt geëlimineerd. Een nieuwe stemronde met de resterende kandidaten verloopt op dezelfde manier als de eerste.

Ronde 3

Nog geen kandidaat met 50%+1?. U kunt de procedure dan nog eens herhalen, tot uw kandidaten uitgeput zijn (zoveel zal u er waarschijnlijk niet hebben).

Blijft er nog maar 1 kandidaat over en krijgt deze ook geen 50%+1? Dan blijft de huidige syndicus aan, het heeft weinig zin hem te ontslaan als er geen nieuwe gekozen kan worden.

Deze organisatie kunt u natuurlijk aanpassen aan de specifieke situatie in uw mede-eigendom en afhankelijk van het aantal kandidaten. U kunt ook al op voorhand op uw Quimmo forum hierover van gedachten wisselen.

Opgelet: zoals eerder aangehaald kan de syndicus, wanneer zijn ontslag gestemd is, de vergadering niet meer voortzetten. Meer info vindt u in de voorgaande artikels.

Tekenen van het contract

Het is wettelijk verplicht met een schriftelijk contract te werken, trouwens ook in geval van een mede-eigenaar-syndicus. Het is natuurlijk onhaalbaar dat alle eigenaars het contract zouden moeten ondertekenen (tenzij in een heel kleine VME). Anderzijds is er geen enkele mede-eigenaar die de VME formeel kan vertegenwoordigen, ook  niet de leden van de raad van mede-eigendom. Het is daarom belangrijk dat u op de AV ook expliciet stemt dat een bepaalde eigenaar, of de leden van de RvME samen, een mandaat krijgen om het contract met de syndicus te ondertekenen. Neem dit op als deel van de stemprocedure.
En zorg er voor dat het contract afloopt enkele weken na de periode van een volgende algemene vergadering, zodat u nog wat respijt heeft indien u deze syndicus later ook weer zou willen vervangen.

Heeft u zelf nog opmerkingen of tips m.b.t. deze stap? Laat het dan weten via een reactie onderaan deze pagina.

5. Het agendapunt voor de AV - 6 - 7. De overdracht en de mogelijke problemen


Gratis abonneren
Opmerking: dit artikel kan bijgewerkt worden aan de hand van nieuwe bevindingen. Als u het in de toekomst opnieuw wil lezen, bekijk dan de meest recente on-line versie. (Gebruiksvoorwaarden)

© 2010-2018 Quimmo.be

Kan men als mede-eigenaar op

Kan men als mede-eigenaar op de Algemene Vergadering aan de dienstdoende syndicus (betrokken partij) vragen of hij de vergadering wil verlaten tijdens de beraadslaging over de verlenging of het stopzetten van zijn mandaat? 

Uit de wet: "Een lasthebber

Uit de wet: "Een lasthebber van de vereniging van mede-eigenaars of iemand die door (haar) in dienst is genomen of voor die vereniging diensten levert in het raam van enige andere overeenkomst, mag niet persoonlijk of bij volmacht deelnemen aan de beraadslaging en de stemmingen over de opdracht die hem werd toevertrouwd."

Nu zou je dit kunnen interpreteren als "de syndicus blijft wel zitten maar zegt zelf niets". Een ernstig syndicus die recht in zijn schoenen staat verlaat echter de zaal wanneer er over zijn mandaat gestemd wordt, dat is in elk geval mijn ervaring.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

hier is helemaal geen

hier is helemaal geen syndicus. ik heb al verschillende vergaderingen georganiseerd, meestal zijn er 2 van de 6 nooit niet. nu is op de laatste vergadering gezegd dat we met een syndicus van buiten af zouden werken. dit heb ik op papier gezet en de syndicus zou binnen 2 weken zelf langskomen, nu heb ik iedereen terug uitgenodigd, en nu zegde 1 van de 4 die toegestemd had , dat hij het eigenlijk nog niet zeker weet. ( hij had op de vergadering wel toegestemt. wat als de syndicus nu komt en ze zijn er alle 4 niet ? dus 4/6 . hier zijn geen gemeenschappelijke kosten geen syndicus geen werk kapitaal geen reservekapitaal, geen blokpolis , is iedereen verzekerd? niets is hier in orde er moet een eind aan komen . kan iemand mij aub helpen. mvg
verhaert carina

Indien u er niet uit geraakt,

Indien u er niet uit geraakt, zou u via een verzoekschrift aan de vrederechter moeten vragen een voorlopig syndicus aan te stellen. Deze zou als opdracht moeten krijgen de verkiezing van een definitief syndicus te organiseren.

U zou zelf wel het risico kunnen nemen met de mede-eigenaars een syndicus aan te stellen, maar enkel indien iedereen akkoord is. De door u georganiseerde vergadering heeft immers geen wettelijke basis en zou aangevochten kunnen worden door een ontevreden eigenaar.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

Wat is de funktie van de


Wat is de funktie van de voorzitter van de algemene vergadering? Wat houdt dit in?
Mag hij kritiek geven op de mede eigenaars ?

Een vraagje : wij zijn een

Een vraagje :
wij zijn een vereniging van mede eigenaars van een garagecomples van 32 garages en doen zelf het beheer. Zij wij verplicht om een vzw op te richten of kunnen wij gewoon met ons ondernemersnummer verder werken zonder oprichting van VZW ? Wij hebben geen zware onkosten en minimale bijdragen van de mede eigenaars?.