boekhouding splitsen

18 antwoorden [Laatste bericht]
Jean_Pierre
Offline
Wij hebben een nieuwe syndic en deze splits het bedrag van de brandverzekering deze loopt van mei tot april in een deel voor het lopend jaar en een deel voor het volgend jaar. En dan nog in dagen ( mei - dec = 245/365 en jan -April 120/365 ) .
En voor andere jaar rekeningen wordt deze regel dan niet toegepast .

- Is dit wettelijk ?
- kan de syndic dit zelf allemaal zo maar beslissen ?

MVG
Jean-Pierre
SIEBE
Online
boekhouding
1. Is wettelijk
2. Ja

Verduidelijking : fakturen ( gewoonlijk verzekeringen, contracten ... ) welke over 2 boekjaren lopen worden door een goede boekhouder gesplitst in verhouding tot de looptijden in die boekhoudperiodes. Is een normale gang van zaken in firma's. En is een correcte weerspiegeling van de effectieve kosten in een boekjaar.
Ik weet dat in veel VME's dit niet toegepast wordt; maar is volgens de regels van de kunst.
En een syndicus voert de dubbele boekhouding en de CdR contrleert dit.
Dit zijn overlopende rekeningen. Het bedrag dat naar het volgende boekjaar wordt overgeheveld; verschijnt in de nieuwe boekhouding op de juiste kostenrekening ( na overboekingen ).

 
ronald de wilde
Offline
cbn 63
Beste JP.,

er bestaat een CBN Brochure voor ME's, waarin duidelijk (voor ingewijden!) is vermeld hoe een boekhouding dient gevoerd, en dus ook de dubbele boekhouding indien verplicht.
Tik in, bv op 'google':  cbn brochure voor mede-eigenaars, en u komt wel terecht.

In uw geval (voorbeeld) zou de boeking dus wettelijk dienen te zijn (al bestaan er alternatieven):
6.   -diensten & diverse goederen    67,00
49. -over te dragen kosten          33,00
      aan 55.  -bank                                      100,00

't Is duidelijk dat de syndicus de boekhouding dient te voeren zoals voorgeschreven door de app.-wetgeving, en daarin is die cbn-richtlijn opgenomen.

Uiteraard, zoals ook Siebe aangeeft, zullen (heel) veel syndici die kost gewoon opnemen in z'n totaliteit in het lopende werkjaar, en als syndicus ('t een nieuwe heb ik begrepen) zou ik ook rekening houden met de geplogenheden vroeger, maar in elk geval m'n eigen regels toepassen mocht blijken dat er chaos is geërfd bij die overname.
Ook de AV melden, dat er volgens de regeltjes wordt gewerkt.

Vorig jaar ontspon zich op Quimmo een discussie i.v.m. deze CBN-richtlijn: boekhouding syndicus.
Moet je eens invoeren (vakje rechtsboven, naast zoeken).

Ron   
't appartement
Offline
betalingen en kosten
Veel syndici maken (kennen, begrijpen) het onderscheid niet tussen betalingen en kosten.
Het gevolg is dat de kosten niet juist geïmputeerd worden aan de desbetreffende jaren.
Zolang er geen eigenaarswissels zijn is dit niet zo belangrijk, maar als een appartement wordt verkocht betaalt de verkoper een deel van de kosten van de koper of vice versa.
baguetje
Offline
 #2
een factuur die opgemaakt werd door de leverancier in boekjaar 2018 en die vanwege laattijdige betaling door de syndicus in boekjaar 2019 werd ingeschreven, is dat correct?

m.a.w. geldt de datum van facturatie of de datum van betaling? 
baguetje
ronald de wilde
Offline
#4
Neen, het is niét correct, tenzij ze werd geprotesteerd, en dan nog.
Dus, indien de betaling ervan in de periode van het nieuwe werkjaar is gebeurd/zal gebeuren, zal die factuur terug te vinden zijn in de afrekening van het werkjaar waarin de factuurdatum is gesteld.
In de 'inventaris' (vroegere eindbalans) is dat factuurbedrag terug te vinden onder 'openstaande leveranciers'.

Een correcte boekhouding voeren is een waarborg voor een correcte afrekening huidige én nieuwe ME's. Heeft dus te maken met RESPECT voor elkeens geldbeugel. Geklooi daarmee is niét te verantwoorden door een CvR, die ook daarop dient te controleren én dus verantwoording dient af te leggen naar zijn ME's, die hem/haar vertrouwen hebben geschonden om controle (!!!!!!) uit te oefenen. Dat is dus niet een 'voorgelegd vodje papier' (om in regel te zijn (??!) ondertekenen (zie ander item 'eindbalans', lopend op dit ogenblik).
Een ME mag/moét niet akkoord zijn met een (mislopende) gang van zaken, dient dus zijn vinger op te steken, wél liefst dan met (wat) kennis van zaken, anders onthouden.

Genegen,
Ron
SIEBE
Online
#5
Correcte reactie Ronald.
Factuur dient ingeschreven bij ontvangst. Betaling dient geboekt op datum betaling.
In grote VMe's kan het niet correct naleven van deze basisbegrippen wel gevolgen hebben gezien de dikwijls grote bedragen ( verzekeringen, contracten, werken ... ) zeker bij verkoop appartement   2 boekjaren overlappend.
Geprotesteerde facturen boekt men ook in op datum; maar zet men on hold voor de betaling tot de factuur goedkeuring krijgt, of desgevallend de nodige kredietnota.
't appartement
Offline
factuur, betalingen en kosten, overlopende kosten
Indien een factuur niet correct wordt ingeschreven en bijkomend ook geen onderscheid wordt gemaakt tussen kosten en betalingen kunnen er geen correcte periodieke afrekeningen worden opgesteld.
Als er nooit een eigenaarswissel is zijn de gevolgen niet erg, anders wel, want dan betaalt men de rekening van iemand anders....
Helaas maken de meeste syndici geen onderscheid tussen kosten en betalingen, om maar te zwijgen van de notie overlopende kosten....
Aangezien de meeste rekeningcommissarissen het ook niet kennen is de vingeropsteker tijdens de AV een eenzaam persoon temidden van een amorf gezelschap.
baguetje
Offline
proportionaliteit
om het dan extreem te stellen: als een factuur van een vorig jaar niet in het lopende boekjaar mag geboekt worden, moeten dan niet alle facturen bij het maken van de afrekening verhoudingsgewijs afgerekend worden? bv. facturen die voorbij de afsluitdatum van het boekjaar gaan, zoals vaak voor verzekeringen, jaarcontracten, abonnementen?
baguetje
SIEBE
Online
Inderdaad
Baguetje,

Dat klopt, is volgens de regels van de kunst.
MAAR ( als boekhouder ) zou ik het in een kleine VME ( tot 50 kavels ) niet te ingewikkeld maken. In een grote VME zijn de bedragen ook aanzienlijk groter, en is de boekhouding een stuk ingewikkelder en omvangrijker. Maar een splitsing op het einde van het boekjaar voor grotere bedragen ( verzekering, lening, grote werken die het boekjaar overlappen ... ), vind ik het wenselijk in een gewone VME.
Is ook in het kader van het opstellen van een nauwkeuriger begroting, en heeft ook gevolgen voor de grootte van het bedrag voor het reservekapitaal ( 5% op de totale onkosten vorig boekjaar ).

Ik zou ( zoals ook Ronald al eens aanhaalde ) het niet te ingewikkeld maken, maar transparant voor de gewone leek eigenaar. Vermijdt ook discussies en vragen.
ronald de wilde
Offline
#8
Een factuur is wat ze is, met factuurdatum en met omschrijving van prestatie(s).
Een factuur met een (gedeeltelijk) afgesloten prestatie hoort te worden geboekt in het werkjaar waarbinnen de factuurdatum valt. Toch aangeven dat een factuur wordt geacht te worden afgeleverd zo spoedig mogelijk na geleverd werk, geen maanden later.
En ja, voor bv. vervalberichten brandverzekering e.a. kan/zal verdeling ervan over verschillende werkjaren worden gespreid, echter dient men toch te waken over een gelijklopende boekhouding over de werkjaren heen, geen verschuivingen in het ene t.o.v. het andere.

Persoonlijk geef ik de voorkeur: datum factuur/vervaldagbericht = boeken binnen het lopende werkjaar, en voor het volle bedrag. Werkjaar na werkjaar.

Ron  
SIEBE
Online
#10
Juist Ronald,

Als boekhouder in een bedrijf is het natuurlijk wel anders. Maar ik hou ook in een VME van een zo correct duidelijke en leefbare boekhouding voor iedereen.
Wat betreft facturen, moeten zeker ingeboekt worden in het lopende boekjaar ( volgens factuur datum ). Grotere facturen inzake werken kunnen natuurlijk betalingsvoorwaarden bevatten in stukken ( bv. 30% bij orderbevestiging, 30 % bij start werken, 30 % bij einde werken en 10 % na goedkeuring werken ).
Deze facturen kunnen natuurlijk ( niet altijd gebruikelijk ) ook in 4 facturen verdeeld worden op diverse data.

Er moet wel nauwkeurig mee omgesprongen worden.

Maar hier ligt ook de taak van een goede rekencommissaris voor opvolging en correctheid;
u niet onbekend.
baguetje
Offline
#9 #10
het was een eerder principiële vraag.

hoewel: bij teruggave van abonnementsgelden, verzekeringspremies e.d. er steeds met pro rata's gewerkt wordt. in onze VME vindt de kat haar jongen niet meer terug.

voor een geautomatiseerde boekhouding maakt het ook niet uit of het een grote of kleine VME is. ook in onze VMR van 24 eenheden gaat het makkelijk over enkele duizenden euro's.

het is niet mijn bedoeling om onze scheefgetrokken boekhouding hopeloos door elkaar te halen, maar een eindbalans zou toch rekening moeten met de proportionaliteit om een beter zicht te krijgen op verleden en toekomst. en zoals eerder gesteld: de koper heeft recht op de juiste info. en evengoed heeft de verkoper recht op een teruggave.
baguetje
SIEBE
Online
#9 # 10
Baguetje,

Een geautomatiseerde boekhouding doet alle ingaves en boekingen niet vanzelf, er is steeds een input. En het splitsen van kosten over 2 boekjaren wordt ook niet door iedereen toegepast.
Teruggaves van kosten vorig boekjaar, in lopend boekjaar : kunnen enkel geboekt worden in lopend boekjaar.

Ik besef uw vraag en zorgen absoluut; maar laten we van een VME boekhouding geen bedrijfsboekhouding maken.
En boekhoudingen waarvoor kwijting is gegeven kunnen normaal ( zonder vaststelling fraude ) niet heropend worden voor controles.

Persoonlijk denk ik dat u een pietje correct bent als ikzelf. Is niet slecht maar men moet het af en toe een beetje los kunnen laten.

Vind het toch lovenswaardige en waardeerbaar dat iemand begaan is met het reilen en zijlen in een VME.
baguetje
Offline
#13
ik ben inderdaad een pietje correct.

ik heb vroeger als informaticus de boekhouding van een verzekeringsmaatschappij geanaliseerd en gedeeltelijk geprogrammeerd. Die hield vanzelfsprekend rekening met de proportionaliteit. Vandaar mijn (misschien vervelende) vragen.

Het enige probleem in een VME is dat rechten en plichten overgaan naar de nieuwe eigenaar. En dat is niet altijd correct behandeld in de klassieke boekhouding.

maar laten we deze ronde als afgesloten beschouwen.
baguetje
't appartement
Offline
foute redenering
Als CvdR neem ikzelf een flexibele houding aan en val niet over pietluttigheden.
Er zou ook geen beginnen aan zijn, ik ken geen enkele VME die het officiële rekenschema zoals voorgeschreven door het desbetreffend KB, incl. circulaire van de CBN dienaangaande, consequent toepast.
Echter maak ik er een punt van dat de KOSTEN correct aan elk boekhoudjaar worden geïmputeerd. Van belang in gebouwen waar geregeld appartementen worden verkocht.

Dat het gebruik van overlopende rekeningen in kleine VME's niet zo belangrijk is  lijkt me een zwak argument: in een groot gebouw zullen de totaalbedragen weliswaar hoger liggen, maar de maatstaf dat zijn de kosten per eigenaar/privatief. Er is geen enkele reden om aan te nemen dat die à priori lager liggen in een kleine VME. Integendeel: door de schaaleffecten die spelen voor grote VME's zullen de kosten per privatief er eerder lager zijn dan bij kleine VME's. Derhalve is er geen enkele reden waarom een kleine VME niet met de nodige zorg zijn kosten aan de correcte periode zou toerekenen.
ronald de wilde
Offline
#15
"Derhalve is er geen enkele reden waarom .... met de nodige zorg....."

Beste,

véél, in een VME-boekhouding en DUS ook in het belang van IEDERS afrekening, heeft te maken met een soepel-vloeiende en DUS consequente gevoerde boekhouding, werkjaar nà werkjaar!
U meet zich een flexibele houding aan, mààr tegelijk ook poneert u dat 'overlopende rekeningen' in wezen dienen toegepast (overlopende rekeningen .... zwak argument).

Wat is er mis met een consequent-gevoerde-boekhouding, 't zij in een kleine dan in een grote VME, met de afrekeningen naar wijzigende ME's toe. Schaalvergrotingen maken daarbij geen verschil, 't is het principe dat geldt. En, wie als CvR volgt die afrekeningen ook effectief op, met alle betalingen/terugbetalingen inclusief.

En wat ervaringen in een (vorig) beroepsleven betreft, 't zal wel meegenomen zijn maar niet noodzakelijk leiden tot een correcte controle op de VME-boekhouding.
Een 'overdenkertje'!

En, dus neen, ook ik pas die CBN63 niet tot de letter toe (wat niet belet dat ik die norm ken), maar zorg wel dat de afrekeningen consequent gebeuren én de toets met de verschillende ME's kan doorstaan!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Is dàt niet het belangrijkste! 

Ron  (mét alle sympathie t.o.v. van u, maar laten we het op dit forum vooral eenvoudig houden voor iedereen, en dus ook 'leesbaar' voor elkeen én meeneembaar naar de eigen VME).  
't appartement
Offline
vormfouten
Mijn flexibiliteit beperkt zich tot boekhoudkundige vormfouten zolang die niet leiden tot niet-correcte afrekeningen, zowel wat betreft de jaarlijkse als de occasionele bij een wissel van eigenaar.
Correct registreren van de kosten per tijdsperiode is essentieel en wordt opgelegd door het KB.
Goedkeuren van een boekhouding die daar tegen zondigt stelt de VME bloot aan dagvaarding door benadeelde gewezen- en nieuwe eigenaars. Wat af en toe ook gebeurt.
ronald de wilde
Offline
bekentenis...
Bij mijn 'intrede' in een VME (dd. begin 2012), en de reden ertoe is van geen belang, nam ik wel mijn theoretische als praktische kennis van boekhouding ea. mee.
'k Had al snel door dat in de betreffende VME 'spanningen' aanwezig waren, pionnen bezig waren om invloed uit te oefenen op het beheer ervan. 'k Had dus al snel door dat de syndicus-van-dienst niet meer de énige was om die VME effectief van deugdelijk bestuur te voorzien.
Niets belet een ME om zich de app.wetgeving 'eigen' te maken, wat ik ook heb gedaan én nog doe om 'bij' te blijven, niets belet dus om, op een welbepaald ogenblik, 'de vinger in de lucht te steken' en orde op zaken te vragen, zelf verantwoordelijkheid op te nemen (AV 2014).
Je doet dat, met énige pretentie van kennis van zaken én meteen ook mét inzet van veel tijd, mét gedrevenheid ook om 'het beter te doen dan tot op heden', en dus wars om verkregen vertrouwen in de wind te slaan.
Inmiddels mag ik bogen op een ONvoorwaardelijke medewerking van onze syndicus, mag ik ook terugblikken op een confrontatie met een zittende vrederechter, na dagvaarding van onze VME door een ME omwille van een rits, door hem, vermeende malversaties binnen het beheer van onze VME; met een vonnis: ontvankelijk, doch ONgegrond (over het geheel ervan).
Na vijf (5) jaar op rij CvR-controle, décharge ervoor met bijna voltalligheid (die ME blijft dwars liggen), denk ik, zo ongeveer toch, te weten wat er boekhoudkundig kàn én moét binnen een VME, te weten waar de ME's over struikelen of juist niet, te weten wat de mogelijkheden zijn, of juist niet, van een syndicus, te weten wat deugedelijk bestuur van een VME effectief inhoudt.
En, om (weerom) een stokje in het hoenderhok te gooien, ik sta soms versteld van de vragen die in dit forum (en ook andere) worden gesteld, vragen die kunnen worden worden beantwoord met wat simpel opzoekingswerk (op, ook, het internet).
Vragen, die soms een 'eigen leven' gaan leiden, met geponeerde antwoorden waarvan de haren ten berde (gaan) rijzen. Dat gezegd zijnde, is ook geen enkele vraag niet genoopt om ook niet gesteld te worden, soms, doch meestal, in alle bescheidenheid.

Wat ik wil zeggen, nu, is het volgende: een VME staat of valt met de gegeven mandaten, en de VME is daar expliciet zelf verantwoordelijk voor. Dat gezegd zijnde is hét belangrijkste mandaat in een een VME dat van de CvR, naast uiteraard dat van de syndicus. Mààr, indien de VME niét kan bogen op een integere CvR, het vechten zal blijven om tot correcte afrekeningen te komen. Uitsplitsen van facturen/vervaldagberichten zijn slechts 'kleinigheden' binnen het bestel van het boekhoudkundig geheel, voer voor (vemeende) specialisten terzake.

Ik wens dus elke VME een deskundig CvR toe, éne van wie mag worden verwacht 'er ook toe te doen'! 

Ron