boekhouding syndicus

95 antwoorden [Laatste bericht]
lebragard
Offline
Vraag : reservekapitaal mede-eigenaars waar wordt dit vermeld op de balans-rekening ?
Is dit Aktief(debet) of Passief(credit)

Dank.
ronald de wilde
Offline
balans
Op de PASSIEFzijde:
-leveranciers  (440)

-voorschotten werkkapitaal  (700)
-voorschotten reservekapitaal  (701)

Op de ACTIEFzijde:
-mede-eigenaars (klanten)  (400)
-opgevraagd, niet-gestort voorschot werkkapitaal  (4101)
-opgevraagd, niet-gestort voorschot reservekapitaal  (4102)

-zichtrekening  (5521)
-spaarrekening (5522)
-spaarrekening reservefonds  (5523)

De "voorschotten werkkapitaal (700)" zou nog kunnen worden gesplitst in gewoon werkkapitaal en waarborgfonds, bijvoorbeeld.

De bedragen "voorschotten reservekapitaal (701)" en "spaarrekening reservefonds (5523)" dienen gelijk te zijn, tenzij er nog "opgevraagd, niet-gestort ... (4102)" open staat.

Die 4101 en 4102 worden gebruikt om effectief-achterstallige bijdragen (met inningsprocedure) te vermelden, of de verschuivende bedragen (bv. waarborgfonds) tussen wisselende mede-eigenaars. 



 
lebragard
Offline
balans...

RDW , overzichtelijk en duidelijk , dank !

Huidige balans maakt helaas geen gebruik van de referentienummers , wat het moeilijk maakt om te vergelijken (residentie meer dan 20 = dubbele boekhouding)

 Actief zijde :
1 = kapitaal
2 = BTW
3 = afrondingsverschillen
4= tegoeden van eigenaars en levereanciers 
     440 L
5= stand zichtrekening einde boekjaar 
      55
6 = totaal kosten met opgevraagde provisies
7 = Afrekening

Passief zijde :
1 = opgevraagd kapitaal
2 = BTW
3 = afrondingsverschillen
4 = 400 E niet geinde provisies/P : teveel tov provisies
8 = opbrengsten

Uw overzicht met de juiste referentienummers , is duidelijker en voor een "leek" makkelijker te controleren.
 

ronald de wilde
Offline
balans...
De bedoeling/het streven is ook om zo weinig mogelijk posten op die balans te hebben, al zeker op de eindbalans-werkjaar.

In de loop van het werkjaar wordt een stipte boekhouding gevoerd, worden de leveranciers stipt betaald (tenzij discussie over een factuur natuurlijk), wordt een strikte inning van provisies e.a. gehanteerd. Wordt ook nauwgezet op het geraamde budget gelet.

Dat maakt dat de posten op de balans tot een minimum worden herleid, dat de vermelde bedragen vrij eenvoudig kunnen worden verklaard.
Niet alleen voor de eindbalans, maar ook de balansen in de loop van het werkjaar!
 
nescio1
Offline
ook
ronald de wilde
Offline
inderdaad
Elke syndicus die met een degelijk boekhoudprogramma werkt zal de gestelde regels wel voorgeschoteld krijgen van de betreffende programmaleveranciers.
hdauw
Offline
Het reservekapitaal wordt op

Het reservekapitaal wordt op het einde van het boekjaar vermeld op het passief onder de rekening 48901 Schulden: Overgedragen middelen reservekapitaal.

 

Dit in overeenstemming met art. 7 van het KB van 12 juli 2012 en art 9 van ditzelfde Kb welke verwijst naar art 25, §1 en §2 van het KB van 30 januari 2001.

 

ART 25 § 1. De inventaris moet duidelijk worden opgesteld en stelselmatig weergeven, enerzijds, de aard en het bedrag, op de dag waarop het boekjaar wordt afgesloten, van de bezittingen en rechten van de vereniging van mede-eigenaars, van haar schulden en verplichtingen evenals van haar eigen middelen, en anderzijds, voor het op die dag afgesloten boekjaar, de aard en het bedrag van haar kosten en haar opbrengsten.

 

Deze inventaris bestaat uit 4 delen.

 

  • De activa: Dit zijn de bezittingen en rechten van de VME ( Rekeningen van 2 tot 5)

  • De passiva: Dit zijn de schulden en verplichtingen van de VME ( Rekeningen van 1 tot 5)

  • De kosten: Kosten gemaakt ten behoeve van de VME ( Rekeningen 6)

  • De opbrengsten: Opgevraagde voorschotten, intresten...... ( Rekeningen 7)

 

Tijdens het boekjaar is de 48901: Reservekapitaal en de rekening 48902 Werkkapitaal = 0,

 

Op het einde van het boekjaar wordt het verschil tussen opbrengsten en kosten naar het werkkapitaal en reservekapitaal op het passief geboekt via kostenrekening 693: Over te dragen schulden.

 

693 Over te dragen middelen

aan 48901 Overgedragen middelen reservekapitaal

48902 Overgedragen middelen werkkapitaal

 

Hierbij is het reservekapitaal gelijk aan het geld op de bankrekening van het reservekapitaal vermeerderd met de boekwaarde van de investeringen ( klasse 2) gefinancierd met reservekapitaal.

 

Na deze eindejaarsboeking is activa = passiva en zijn de kosten ( klasse 6) = de opbrengsten ( klasse 7)

 

Bij het begin van het volgende boekjaar wordt het reservekapitaal (48901) en werkkapitaal (48902) overgeboekt naar respectievelijk 700 Voorschotten reservekapitaal en 701 Voorschotten werkkapitaal.

 

Een voorbeeld is te vinden op pagina 20 en volgende van het Bulletin CBN 63 waarnaar nescio verwezen heeft.

 

ronald de wilde
Offline
letter van de wet...
@ hdauw:
Ik denk dat vele ME's al blij mogen zijn dat er op de balans 700-rekening zullen staan, om de oorsprong van de gelden (werk-, waarborg- en reservebijdragen) weer te geven.
En hopelijk zijn die ook in overeenstemming met de 500-rekeningen die de bedragen op de zicht- of spaarrekeningen weergeven.

Wellicht zijn er VME's met "beleggingen" en veel "eigen materiaal", groot genoeg om er door de syndicus nog een fulltime-boekhouder op na te houden.
Dat die de voorgehouden boekhoudregels, tot de letter, volgen lijkt mij ook logisch.

De (lees: onze) wetgever hanteert al lang niet meer "het gezonde inzicht van de werkelijkheid", maar verstopt zich graag achter veel komma's, punten en andere regeltjes.
Die dan toch niet worden gevolgd, wat hier niet betekent dat een balans niet zou te lezen zijn, laat staan niet correct, wel niet tot de letter...
SIEBE
Offline
LETTER VAN DE WET
Ronald,
Ik dacht dat rekeningen van klasse 6-7 niet op de balans mochten ?
Het is in de boekingen van reservekapitaal/werkkapitaal/provisies dat voor de eigenaars een echte doolhof is. Opgevraagd, volstort, openstaand ... niet volstort ...
Wie kan er als leek aan uit ? Zou veel eenvoudiger kunnen; al die overboekingen en tussenboekingen zijn misleidend en een mistgordijn.
Er zijn zelfs software paketten waar boven de balans : links DEBET en rechts CREDIT staat vermeld. Hoe ingewikkelder een syndicus de boekhouding maakt, hoe minder controle door rekencommissarissen zonder degelijke achtergrond, laat staan voor de eigenaars.

Er wordt teveel belang gehecht aan een balans. Balans is de samenwatting aan het einde van de rit. Controles beginnen onderaan de piramide. Balans is het beeldje voor de buitenwereld; maar wat schuilt er achter die cijfers ?

De wetgever maakt van alles een potje.  Een VME is geen bedrijf ( behalve de grote van meer dan 100 kavels ... en dan nog ). Zelfs vermelden zij dat syndici ( en zij zelf ook ) geen boekhouders zijn. Dus zou men niet beter de vergunningsmodaliteiten niet veranderen; zij die de dubbele boekhouding voeren van een VME ?
ronald de wilde
Offline
praktijk
Beste Siebe,
op de eindbalans voor mij wel die 7-rekeningen, niet de 6.
Daarnaast hoort ook een kostenrekening, zo overzichtelijk mogelijk, én een CvR die verduidelijking/toelichting kàn geven.
Ik schreef het hier reeds vaak: de VME bepaalt zelf hoe ze zal worden beheerd, verdient de mandaathouders op basis van haar eigen gedrag.
Ook nog blijft de mogelijkheid om van syndicus te veranderen, tenzij de VME het zichzelf onmogelijk maakt (door haar gedrag).
Zelf ga ik ervan uit dat niémand baat heeft om "mist te spuiten" of transparantie te ontwijken. Al blijft het altijd een gegeven dat binnen een gemeenschap wel iémand "mist" blijft zien.

En Siebe, eigenlijk heb ik het liefst dat de wetgever zoveel als mogelijk op de vlakte blijft - om er geen potje van te maken, zoals nogal eens vaak - en gewoon de "markt" te laten spelen op basis van de huidige (boekhoud)regels, en aanbod syndici. 
En uiteindelijkheid, zo moeilijk is een goede controle voeren nu ook weer niet als tenminste alle partijen mekaar niet steeds weer in de wielen rijden.

Dus ingrijpen wetgever? Voor mij geen enkele zin!

Ron  

Voor het ogenblik blijft
hdauw
Offline
Beste Siebe, U hebt volkomen

Beste Siebe,

U hebt volkomen gelijk. Op de balans ( staat activa en passiva) mogen geen rekeningen van de klasse 6 of 7 staan.

Beste Ronald,

U hebt gelijk. Zo moeilijk is een goede controle voeren nu ook weer niet. De commissaris kan hierbij beroep doen op het Bulletin 63 CBN van de commissie boekhoudkundige normen. Dit bulletin werd opgemaakt ten behoeve van de niet professionele commissaris. De bedoeling was dat iemand zonder enige boekhoudkundige vorming inzicht kreeg in de opbouw van de boekhouding van een VME.

Tot het Kb van 12 juli 2012 kon elke syndicus een boekhouding voeren naar eigen inzicht en vermogen. Het resultaat was dat voor een VME de kostenstaat en kostenverdeling afhankelijk was van het inzicht van de betrokken syndicus.

Controle was niet mogelijk, want er was geen referentiekader om controle uit te oefenen.

Door het KB van 12 juli 2012 kwam er dit referentiekader.

Ten einde de controle door de commissaris te vereenvoudigen werd in artikel 7 § 1 elke VME de verplichting opgelegd minstens éénmaal per jaar ( op einde boekjaar) een inventaris op te maken.

Om het belang van deze inventaris te onderstrepen werd de verplichting opgelegd deze in te schrijven in het inventarisboek.

Controle van de inventaris van een kleine VME is eenvoudig.

 

De inventaris bevat aan de ene zijde ( Actief ) de bezittingen en de vorderingen, aan de andere zijde (Passief) de schulden en verplichtingen.

 

1ste controle : Actief dient gelijk te zijn aan het passief.

 

Controle bij een kleine VME zonder investeringen en reservekapitaal.

 

Het actief bevat:

 

De rekening 410100 Opgevraagd werkkapitaal.

 

2de controle : Is dit bedrag gelijk aan het opgevraagde werkkapitaal dat nog niet gestort werd.

 

De rekening 550 Kredietinstelling werkkapitaal.

 

3de controle : Klopt dit bedrag met het saldo van het laatste bankuittreksel.

 

Het passief bevat:

 

De rekening 440 Leveranciers.

 

4de controle : Is dit bedrag gelijk aan de de som van de onbetaalde leveranciers.

 

De rekening 48902 Werkkapitaal

 

5de Controle : Is de som van reservekapitaal = kostenrekening 693 Over te dragen middelen.

 

6de controle: Is het saldo van de rekening 48902 gelijk aan de som van de individuele afrekeningen.

 

Bevat de inventaris rekeningen van de klasse 6 of de klasse 7 dan is de gevoerde boekhouding niet in overeenstemming met het KB van 12 juli 2012.

 

Hierdoor is de boekhouding niet controleerbaar. De commissaris dient de Algemene Vergadering hierover in te lichten.

 

Is één van de 7 controlepunten negatief dan zijn er ernstige gebreken aan de boekhouding, waardoor de correctheid van de individuele afrekeningen niet verzekerd is. De commissaris dient de Algemene Vergadering hierover in te lichten.

 

 

 

ronald de wilde
Offline
#10
Voilà Siebe,
u hebt uw antwoord, volgens de letter van de wet, vanuit de hoek/visie van de wetgever.
Zo simpel is de taak van de CvR, moet ze zijn, én klopt het plaatje niet, gewoon aan de AV melden.
De CvR kwam, zag en stelde vast!

Wat gaat het gevolg zijn, denkt u?!! Wie gaat ermee gebaat zijn, denkt u?!! 
Theorie en praktijk, ze gaan/kunnen niet altijd door dezelfde deur. 

En de volgende stap zal zijn, omdat #10 toch niet werkbaar blijkt te zijn, de aanstelling van een professionele (externe) CvR. Alsof daarmee alle twijfels van de baan zouden zijn.
SIEBE
Offline
correct
Hdauw en Ronald,

Ik veronderstel dat wij alle 3 uit dezelfde beroepsrichting komen. En momenteel ook dezelfde functie bekleden in de VME.
Jullie uiteenzettingen zijn voor beroeps zeer duidelijk en correct; maar leg deze maar eens voor aan de eigenaars. Velen zullen afhaken, ook regerende rekencommissarissen.
Persoonlijk begin ik zoals ik eerder aanstipte de controles aan de basis van de piramide.
Uit beroepservaring weet ik dat onderweg naar de balansen veel kan gebeuren. Het is niet omdat de balanscijfers kloppen met de rekeningen ( leveranciers, klanten, bank ... ) dat de boekingen correct zijn verlopen. Het zou heel erg zijn indien een balans niet moest kloppen.
En Ronald heeft ook zijn eigen systeem, wat zeker tip top in orde is. En heeft ook een goede samenwerking met de syndicus en dat is een belangrijk voordeel. Maar in hoeveel VME's kan men dit stellen. Daarom dat de fora vol staat met vragen, problemen, discussies ...
En waarmee ik 200 % mee eens ben, is de uitspraak van Ronald : de VME krijgt het beheer dat het zelf heeft verkozen.  Of gebrek aan interesse, verantwoordelijkheid en zijn nek uitsteken betaalt zich cash.






 
ronald de wilde
Offline
samengevat
Beste Siebe,
blij met uw reactie, omdat die wat scherpte in reacties wegneemt.
't Moet handelbaar blijven én vooral begrijpelijk voor elkeen in de VME.
Belangrijk daarbij is dat de CvR het vertrouwen heeft van de AV (of zo goed als, want 100% is een utopie) én dat hij/zij communicatief en technisch vaardig is, naar alle partijen toe.
't Zal duidelijk zijn, voor iedereen, dat balansen kunnen worden gemanipuleerd én dus geen voldoende uitsluitsel voor goed financieel beheer kunnen bieden.
Een vlotte communicatie tussen CvR en syndicus is een must om tot correcte afrekeningen te komen.
Aan die communicatie kan worden gewerkt, indien een gelijke kennis van zaken aanwezig samen met het onderling respect voor de verschillende mandaten. Laat het nu daar net, in vele VME's, aan schorten.
De VME verdient......

Ron
lebragard
Offline
nuttige.....
Nuttige informatie en duidelijk toegelicht , dank aan RdW , Siebe en Ddauw

aan #RdW

Op de PASSIEFzijde:
-leveranciers  (440)

-voorschotten werkkapitaal  (700)
-voorschotten reservekapitaal  (701)

Voorschotten werkkapitaal  (701)
voorschotten reservekapitaal  (700)     correct ?

 
ronald de wilde
Offline
nummering
700 of 701 maakt niets uit, maar 700 voor werkkapitaal en 701 voor reservekapitaal lijkt mij logisch.  Ron
hdauw
Offline
Ik kan nergens in de
Ik kan nergens in de Belgische boekhoudwetgeving of het genormaliseerd rekeningsstelsel vinden dat de rekeningen 700 en 701 op het passief  van de inventaris dienen vermeld te worden.
Ik heb daar toch mijn vragen bij. O.a. Op welke rekeningnummers dienen de opbrengsten van de VME dan geboekt.
RDW is samen met de syndici die hij controleert overtuigt dat dit de correcte werkwijze is.
Alleen ik begrijp en ken deze boekhoudregels niet.
Kan RDW, of iemand die deze boekhoudregels kent,  mij meedelen waar ik meer uitleg over deze boekhoudtechniek kan vinden. 
 
SCORPIOEN
Offline
boekhouding
  1. De rekeningen 7000 en 7001 kunnen enkel gebruikt worden in de exploitatierekening van het jaa dat het reserve- of/en werkkapitaal worden opgevraagd

maar bij het afsluiten van het exploitatiejaar komen de totalen terecht op de INVENTARISREKENING ( de vroeger genoemde BALANSREKENING ),  respektievelijk codes 4100 en 4101 

Geplukt uit BULLETIN 63 ( blz 10/11) van de Commissie voor Boekhoudkundige normen
(CBN), mogelijk niet meer in voorraad, maar te vinden op Internet (CBN/bulletins/63)

mvg

AVG



mvg

ronald de wilde
Offline
#7
beste hdauw, e.a.
ik heb nergens beweerd dat dit de correcte werkwijze was om het werkjaar af te sluiten, wel tot net daarvoor.
En ook waarom, en dan verwijs ik terug naar #7 en sommige van mijn andere reacties.

Wat voor mij belangrijk is, is het volgende:
-dat de syndicus de boekhouding dagelijks bijwerkt
-dat de facturen-leveranciers, indien correct, stipt worden betaald
-dat de provisies e.a. nauwlettend worden ingevorderd, zo nodig via een gedwongen inning
-dat de notarissen en immo's stipt de nodige documenten ontvangen bij wissels van ME's, en dan is een nauwkeurig gevoerde boekhouding noodzakelijk om correcte individuele afrekeningen op te maken (die ik ook controleer!) 
-dat ik, op eenvoudige vraag, de voorlopige balans e.a. krijg overgemaakt, afgedrukt vanuit het door de syndicus gebruikte boekhoudprogramma "Organimmo syndic" 
-dat de waterafrekeningen kloppen
-dat....  ik wil nog even doorgaan hoor 

Daags na het afsluiten van het werkjaar worden, bij ons, de resultaten naar de ME's opgestuurd, samen met de individuele afrekeningen. 
SIEBE
Offline
BOEKHOUDING
Beste schrijvers,
Wat Ronald hierboven vermeld, en ook de anderen, betreft al de specialiteiten uit het dubbel boekhouden; vooral van belang voor bedrijven.
Voor VME's is het belangrijk alles zo eenvoudig en transparant mogelijk te houden. Veel syndici zijn ook geen boekhouders, en inboeken met software paketten maakt nog geen boekhouder.
Wat ik zeker ook niet terugvind bij de afsluiting van het boekjaar is het volgende een vb.
eigenaars welke een tegoed hebben op einde boekjaar : deze bedragen moeten verhuizen van de klasse 4 rekening klanten debet ( actief ) naar klasse 4 rekening leveranciers credit ( passief ). Worden bij begin nieuw boekjaar terug overgeboekt.
Idem voor tegoeden van leveranciers.
Ook op klasse 7 opbrengstrekeningen boekt men  in de loop van het boekjaar geen debetposten, maar gebruikt men een klasse 6 rekening,
net zoals op klasse 6 kostenrekeningen boekt men in de loop van het boekjaar geen creditposten, maar gebruikt men een klasse 7 rekening.
Deze voorbeelden zal men ook niet te veel terugvinden in de boekhoudingen van VME's.
Is anders boekhoudkundig.
Laat het ons voor iedereen eenvoudig houden.
 
ronald de wilde
Offline
eenvoudig houden
Beste Siebe,
laat het vooral eenvoudig blijven en met al die overboekingen niet té ingewikkeld maken voor niet-ingewijden (de meesten!). Ook niet voor syndici die moeite doen om ook leesbare en correcte afrekeningen op te maken!
Indien een degelijk budget is opgemaakt, indien de boekhouding stipt gebeurd, de controle op facturatie nauwgezet en de inning provisies e.a. zoals het moet, zal het eindresultaat "propere" bedragen laten zien.
Een eindbalans (of hoe men ze ook wenst te noemen) moet voor de meeste ME's gemakkelijk te begrijpen zijn, de resultatenrekening klaar en duidelijk.
't Mag niet zo zijn dat enkel nog boekhouders de dienst kunnen uitmaken, en dat de ME's hun conclusie(s) maar moeten slikken, want ook géén garantie.
Te lezen in het ontwerp van wijziging "wet op mede-eigendom": ...ook een college van ME's als CvR!
Om nog kandidaten te vinden, dan weet u hoe laat het is.
Ron
SIEBE
Offline
eenvoudig houden
Beste Ronald,
Ik volg u helemaal, en vind u werkwijzen volledig correct en voorbeeldig. Uw interventies vergen steeds mijn aandacht en dat betekent wat.
Wat ik in mijn reactie wou aantonen, is dat juist : het eenvoudig houden, transparant en verstaanbaar voor iedereen. Als men de boekhoudkundige letters toepast; is het voor de meesten onverstaanbaar. Dus alle kronkels, spitsvondigheden weg en klaarheid.
Dus zoals wij bezig zijn.
Persoonlijk vind ik al de reacties over  dit onderwerp zeer verhelderend en zinvol.

Siebe 
ronald de wilde
Offline
praktijk
Beste Siebe,
zelfs onze syndicus (geen boekhoudEXPERT, naar eigen zeggen) heeft zich over deze kwestie gebogen. Wat dacht u, dat wij daarover géén overleg zouden plegen?!!
Mocht deze "letter van de wet" écht dwingend worden is er geen enkel probleem om ons daarnaar te schikken. Of het nuttig zal zijn voor onze VME (en toch al geen kleintje meer) is maar de vraag, en uitgemaakt: geen enkele!!

Ook ik denk dat deze discussie zinvol is geweest (met énige pretentie: anders zou ik ze ook links hebben laten liggen!) en dat verschillenden er baat bij hebben gehad.
Daarnaast blijf ik bij mijn standpunt dat de wetgever nu ook weer niet téveel aan regelgeving moet doen. Dat bv. de stemquota worden aangepakt om patstellingen/dominanties/pur geldgewin te vermijden (in de nieuwe VME-wetgeving), daarin volg ik hen zeker wel.  Ron
hdauw
Offline
Het Kb van 12 juli 2012 is

Het Kb van 12 juli 2012 is duidelijk, alle syndici dienen een boekhouding te voeren volgens de in dit KB aangehaalde regels.

Echter na meer dan 5 jaar dienen we vast te stellen dat een (belangrijk) aantal van de syndici weigert deze regels toe te passen. Zij houden vast aan hun eigen systeem. Hierin gesteund door degene die hen moeten controleren argumenteren zij dat de deze regels te ingewikkeld zijn, waardoor zij ze niet kunnen toepassen en als ze ze zouden toepassen de mede-eigenaars er toch niets van verstaan.

 

Zij vergeten gemakshalve daarbij dat hun deontologie bepaalt dat zij in de uitoefening van hun opdracht de wettelijke bepalingen dienen te respecteren. Zij moeten aldus het KB van 2012 toepassen.

 

Daarenboven zijn hun argumenten niet correct. De mede-eigenaars zijn er mee gebaat dat ongeacht welke VME, ongeacht welke syndicus de boekhouding volgens identieke regels gevoerd wordt.

 

De opgelegde boekhoudmethode is daarenboven identiek aan deze welke door vennootschappen reeds sinds 1975 van toepassing is. Hierdoor zijn er voldoende mensen beschikbaar die deze regels kennen.

 

Er zijn slechts 2 belangrijke verschillen met het vennootschapsboekhouding.

 

  1. Het genormaliseerd rekeningstelsel.

 

In beide systemen zijn er opbrengsten ( klasse 7) en kosten ( klasse 6) en schulden, vorderingen en bezittingen ( Klasse 1 tot 5)

Het verschil zit hem hierin dat de normalisering voor een VME boekhouding verder doorgedreven is. Als voorbeeld: bij vennootschappen is de klasse 61 vrij onder te verdelen. Dit was nodig aangezien aangezien de boekhoudrekeningen aanpasbaar dienen te zijn aan de activiteit van de vennootschap.

De boekhouding van de VME heeft maar één activiteit namelijk het beheer van de gemeenschappelijke delen van de mede-eigenaars. Hierdoor kunnen alle rekeningen van de klasse 61 genormaliseerd te worden. De kost brandverzekering, erelonen syndicus … zijn bij elke VME op dezelfde kostenpost terug te vinden.

 

  1. De inventaris ( Staat activa en passiva)

 

In beide systemen dient het verschil tussen de opbrengsten en kosten op het einde van het boekjaar overgeboekt naar de inventaris.

In de vennootschapsboekhouding is dit de winst over het boekjaar. Deze kan naar de reserves geboekt worden ( rek 13 ), waarbij er reserves zijn die kunnen uitgekeerd worden aan de aandeelhouders en andere welke niet uitgekeerd worden.

De Algemene Vergadering beslist wat met deze reserves gebeurt.

Bij de VME spreekt men niet van winst, maar van overschot aan opgevraagde provisies werkkapitaal en reservekapitaal.

Het is de Algemene Vergadering die hier dient te beslissen wat er met het overschot aan werkkapitaal dient te gebeuren. ( terugbetalen, verrekenen bij volgende provisie of toerekenen aan het reservekapitaal)

De boeking van het verschil verloopt identiek als bij de vennootschapsboekhouding.

Via een kostenrekening ( klasse 69) maakt men de kosten gelijk aan de opbrengsten.

Dit bedrag wordt uitgesplitst in werk en reservekapitaal op het passief van de inventaris geboekt.

 

Een voorbeeld van deze eindejaarsboeking staat beschreven op pagina 20 van CBN Bulletin 63.

 

E. OVERDRACHT WERK" EN RESERVEKAPITAAL PER EINDE BOEKJAAR 20N0

Op het einde van het boekjaar 20N0 wordt de boekhouding afgesloten. Aangezien uit de

resultatenrekening blijkt dat het bedrag van de aan de mede-eigenaars opgevraagde voorschotten

of de opbrengsten (in totaal voor 24.000 euro aan reservekapitaal en voor 25.000 euro aan

werkkapitaal) het bedrag van de kosten van het boekjaar (5.500 euro) overschrijdt, zal het saldo

(43.500 euro) worden uitgedrukt als een schuld t.o.v. de mede-eigenaars. De vereniging van

mede-eigenaars kan geen ander vermogen hebben dan de roerende goederen nodig voor

de verwezenlijking van haar doel, dat uitsluitend bestaat in het behoud en het beheer van het

gebouw of de groep van gebouwen(14). In geval van eigendomsoverdracht van een kavel blijft

het aandeel van uittredende mede-eigenaar schuldeiser in het reservekapitaal evenwel eigendom

van de vereniging van mede-eigenaars(15). Om dit onderscheid duidelijk te stellen wordt

het onderscheid gemaakt tussen het over te dragen reservekapitaal en het over te dragen

werkkapitaal.

693 Over te dragen middelen 43.500

aan 48901 Schulden: Overgedragen middelen reservekapitaal 23.500

48902 Schulden: Overgedragen middelen werkkapitaal 20.000

 

Al bij al is dit een eenvoudige eindejaarsboeking, waarmee de mede-eigenaars exact weten over welk terug te betalen werkkapitaal ze via stemming hun akkoord moeten geven.

Dit bedrag staat duidelijk op het passief van de balans 20.000.

 

Past men de boekhoudtechniek van #1 toe dan bespaart men inderdaad enkele rekeningnummers.

Dan staat de 700 rekening met als saldo 25000 op het passief. De mede-eigenaars besluiten dan dat

de VME hun het volledig opgevraagd werkkapitaal dient terug te storten. Dit kan uiteraard niet.

 

Maar het kan nog erger.

 

Het vermogen van de mede-eigenaar is gelijk aan de waarde van het privatief vermeerderd met de waarde van zijn aandeel in de gemeenschappelijke delen ( Het reservekapitaal).

 

Hoe het reservekapitaal bepaalt wordt staat beschreven op pagina 33 van CBN Bulletin 63.

 

Het overgedragen reservekapitaal bedraagt per einde boekjaar het saldo op de afzonderlijke

rekening Reservekapitaal verhoogd met de netto-boekwaarde van de grasmaaier

(21.010 + 2.240 = 23.250).

 

Volgens de boekhoudtheorie van # 1 klopt dit niet. Het reservekapitaal dient gelijk te zijn aan de bankrekening reservekapitaal.

 

Door deze foute benaderingen worden de mede-eigenaars voor duizenden euro's benadeeld.

 

Een recent voorbeeld uit de praktijk.

 

Een nieuwe VME met 24 kavels met volgens de notariële akten een gemiddelde waarde van 400.000 euro.

De gemeenschappelijk tuin en de omheiningen werden niet via de notariële aangekocht, maar via de VME. Kostprijs 240.000 euro. Gemiddeld 10.000 euro per kavel.

Tot grote verwondering van de mede-eigenaars was hiervan geen spoor te vinden op de inventaris.

De syndicus was immers aanhanger van de theorie van # 1.

Er stond geen geld meer op de bankrekening van het reservekapitaal, dus moest er niets meer opgenomen worden.

De mede-eigenaars hadden elk gemiddeld 10.000 euro uitgegeven, maar kregen niets in de plaats.

Zij waren met de slag 10.000 euro armer.

Indien de syndicus het KB van 2017 had toegepast stond op de inventaris:

 

Actief : Rek. 260001 Aanleg tuin 240.000

Passief : Rek. 48901 Overgedragen middelen reservekapitaal 240.000

 

Opmerkelijk, deze syndicus past de wetgeving niet toe wegens te moeilijk, maar is wel verstandig genoeg om reeds jaren een eigen ontwerp van boekhoudsysteem aan de mede-eigenaars op te dringen.

 

Alleen de regels, voor zover we ze al kennen spreken elkaar tegen.

 

In dit voorbeeld:

Regel 1

Het reservekapitaal = rek 700 dus gelijk aan 240.000

Regel 2

Het reservekapitaal = Geld op de bankrekening reservekapitaal dus = 0

 

Mogelijks heeft een van beide regels voorrang of dient men het gemiddelde te nemen.

 

De rekeningen 700 en 701 op het passief van de inventaris zetten is geen inbreuk tegen de letter van de wet, integendeel het haalt het volledige wettelijke systeem onderuit om het te vervangen door een systeem van willekeur.

 

Een professionele syndicus dient het beheer van de gemeenschappelijke delen te beheren binnen de wettelijke normen. Indien hij niet kundig genoeg is mag hij de opdracht niet aanvaarden.

 

 

 

 

 

 

ronald de wilde
Offline
praktijk
Beste hdauw,
het voorbeeld dat u aanhaalt (aankoop gemeenschappelijke tuin + omheining) kan wellicht "gewoon" zijn voor de controles die u doet of voorstaat, maar is naar mijn aanvoelen geen normale praktijk in de meeste van de VME's.

De gevraagde provisies worden bepaald op basis van het budget, dat naar best vermogen zoveel als mogelijk nageleefd/nagestreefd wordt. Laat staan dat er bij overschot nog dient te worden beslist of die aan de VME toekomt of niet, of die aan het reservefonds wordt toegevoegd of niet. De individuele afrekening kosten zal bepalen of er voldoende provisie is betaald of niet, met dus (individuele) teruggave of (wat) bijbetalen. De provisies e.a. werden beslist bij ingang nieuw werkjaar, de afrekening komt al dan niet in décharge het jaar daarop.

Ik schreef het reeds, wordt de letter van de wet gevolgd of niet, met welke bedoeling worden regeltjes eigenlijk wel opgelegd.
Is men "wereldvreemd" om te eisen dat een syndicus ook nog een prima boekhouder is (of er eentje op gaat nahouden) én zodoende ook enkel en alleen daarom zijn/haar activiteit kan/mag uitoefenen.
Ik ben akkoord dat die eisen worden gesteld aan een syndicus die het soort van VME's die u bedoelt in uw voorbeeld, maar laat de anderen aub eens een wat minder doorgedreven boekhouding voeren en dus die eindejaarsboekingen ook achterwege laten houden.
Wat is de meerwaarde voor een hele rits van VME's om die overboekingen te zien verschijnen, als de meeste ME's zelfs al moeite hebben om de gewone balans al degelijk te begrijpen en te doorzien.
Voor alle duidelijkheid, in de VME die ikzelf controleer kunnen die overboekingen geschieden, maar geven die geen enkele meerwaarde, en is het daarom niet aangewezen om ze ook te doen.
Ron
SIEBE
Offline
eenvoudig houden
Ik ben niet akkoord met klasse 7 rekeningen op de balans. Hoort daar niet thuis.
Zeker geen overboekingen van werkkapitaal naar reservekapitaal. Wel kan men reservekapitaal gebruiken voor/overboeken naar werkkapitaal indien deze grote uitgaven betreft. Dient het reservekapitaal trouwens voor. Bovendien ligt het % jaarlijks te storten reserve kapitaal vast door de wet. Indien het gewone werkkapitaal in de loop van het boekjaar niet volstaat, kan de syndicus bijkomende provisies opvragen.
Verder volg ik Ronald volledig. Een bedrijfsboekhouding niet vergelijken met een gewone VME boekhouding; is  er echt over ( behalve in de super grote VME's met dubbel gebruik ).

Men kan boekingen uitbreiden tot zo veel men wil. Uit ervaring weet ik ook dat die gewoonlijk een bedoeling hebben. Camouflage, resultaat beïnvloeding en gebruik als het best uitkomt. Overboekingen gebeuren meestal met bepaalde redenen en doelen.
Weg ermee in een VME. Is enkel bedoeld  om een VME op kosten te jagen voor het aanstellen van betaald specialisten. Misschien is dit tegen onze eigen winkel, maar redelijk.

Een werkwijze zoals Ronald reeds meerdere malen heeft aangehaald, sta ik zeker achter.
 
lebragard
Offline
het % jaarlijks ....
#siebe
 Bovendien ligt het % jaarlijks te storten reserve kapitaal vast door de wet.


Kent pas een ingang vanaf 1/1/2019 , volgend jaar en dan nog !
Elke eigenaar moet in het reservefonds jaarlijks 5 % van het totaal van de gemeenschappelijke lasten van het voorgaande jaar storten.
Toch is een opt-out mogelijk !
Als vier vijfde van de mede eigenaars géén reservefonds wil aanleggen , dan hoeft dit niet.

ronald de wilde
Offline
# 1 nog...
Beste hdauw,

't is inderdaad mogelijk de werkwijze onder #1 onderuit te halen, wat u ook doet/of dat toch tracht.
't Zal in elk geval voor héél veel VME's duidelijker zijn om die te behouden, ERVAN UITGAANDE dat code 400 (klanten - ME's) zo laag mogelijk dient te zijn einde werkjaar (en liefst zelfs zo goed als nihil, wat betekent dat er een goed budget werd opgesteld voor het werkjaar), dat code 440 (leveranciers) ook nihil is (of met uitzondering van een op de laatste dag van het werkjaar ontvangen en dus nog niet betaalde factuur).
De bedragen 700 en 701 (opgevraagde sommen ResF en Werk- en Waarborgkapitaal) zijn onmiddellijk vergelijkbaar met de bedragen op de 5-rekeningen, en dienen ook in overeenstemming te zijn.
Uiteraard wordt de situatie veel anders indien er investeringen zijn die afgeschreven worden, indien er beleggingen van bedragen (met waardebepalingen in min- of meer) zijn.

In veel gevallen gaat de richtlijn tot voeren van die gestelde boekhouding, met afsluitboekingen, tot geen transparanter inzicht leiden, integendeel. Wél volledig akkoord dat het bepaalde rekeningstelsel (met conforme rek.nummers) dient gevoerd, dat bij complexe VME's de letter van de wet wordt gevolgd.

Een wetgeving die niet "gedragen" is door de betrokkenen, omwille van bv. het zo goed als algemeen ontbreken van de meerwaarde ervan, daarvan moet men niet verrast zijn dat ze niet wordt gevolgd of naast de zaak wordt gelegd. Wellicht ook daarom dat veel syndici in deze niet volgen, niet uit kwaadwil, daarom ook dat veel CvR's (met de nodige kennis van zaken) dat ook niet gaan eisen van hun syndicus.

Wat ik nu wél ga doen, n.a.v. deze discussie, is in mijn CvR-verslag melding maken waarom de eindBALANS/INVENTARIS in die vorm voorligt en niet in de vorm vereist door de (strikte) wetgeving.
Wat ik blijf doen, zoals vroeger, is verduidelijking geven bij de resterende bedragen "klanten" (ME's) en "leveranciers", de andere bedragen spreken voor zich.
Benieuwd of iemand de strikt wettelijke zal vragen/eisen, want slimmer wordt men er niet van, integendeel.  Bij de verkopen tot nu toe (en dat zijn er niet enkele), tijdens de vier jaren dat ik nu controleer, is noch door de nieuwe ME's noch door de tussenkomende notarissen verduidelijking gewag gemaakt van een onduidelijke/ondoorzichtige eindbalans/inventaris.  

Ron
hdauw
Offline
Art 3 KB 12 juli

Art 3 KB 12 juli 2012

 

Elke boekhouding wordt door middel van een stelsel van boeken en rekeningen gevoerd met inachtneming van de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden.

 

De syndicus kan volgens dit artikel geen eigen boekhoudsysteem aan de gemeenschap van mede-eigenaars opdringen, maar dient een boekhouding te voeren met inachtneming van de regels van het dubbel boekhouden welke sedert 1975 reeds hun deugdelijk bewezen hebben.

Daarenboven worden deze regels sedert 1975 op elk niveau, van humaniora tot master onderwezen.

De kans is dan ook groot dat een mede-eigenaar zonder kennis van de regels van het dubbel boekhouden iemand in zijn directe omgeving heeft die hem de op deze basis opgemaakte inventaris, kosten en opbrengsten kan uitleggen.

 

Volgend voorbeeld geeft duidelijk aan dat de regels zoals opgelegd in het KB van 12 juli 2012 de enige methode zijn om een correcte en begrijpbare voorstelling van de financiële gegevens aan de mede-eigenaars voor te leggen.

 

Nieuwe VME het eerste boekjaar.

 

Opgevraagd werkkapitaal € 25.000

Ontvangen werkkapitaal € 23.000

De 2000 euro niet ontvangen zijn niet achterstallig, maar gevolg van een opvraging 10 dagen voor einde boekjaar.

Ontvangen Kosten € 20.000

Betaalde kosten € 19.000

 

Ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering volgens KB.

 

Activa :

 

4101 Te ontvangen werkkapitaal 2000

5510 Bankrekening werkkapitaal 4000

 

Totaal Activa 6000

 

Passiva :

 

4400 Te betalen leveranciers 1000

4891 Overgedragen werkkapitaal 5000

 

Totaal Passiva 6000

 

Kosten

 

61 Ontvangen aankoopfacturen 20000

6931 Over te dragen werkkapitaal 5000

 

Totaal kosten 25000

 

 

Opbrengsten

701 Opgevraagde voorschotten reservekapitaal 25000

 

Totaal opbrengsten 25000

 

Hier is activa = Passiva en zijn de kosten = opbrengsten.

De mede-eigenaar ziet op de rekening 4891 dat € 5000 aan werkkapitaal niet verbruikt is en algemene vergadering kan met kennis van zaken beslissen wat met deze € 5000 dient te gebeuren.

 

Aangezien actief = passief kan na goedkeuring het actief en het passief met een druk op de knop overgedragen worden naar volgend boekjaar.

Enkel de balansrekeningen ( klasse 1 tot 5) worden overgedragen.

 

Opening volgend boekjaar.

                                                                    Debet                     Credit

 

4101 Te ontvangen werkkapitaal                 2000

5510 Bankrekening werkkapitaal                4000

4400 Te betalen leveranciers                                                        1000

4891 Overgedragen werkkapitaal                                                 5000

 

                                                                      6000                         6000

 

 

 

 

Ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering volgens # 1.

 

De rekening 701 dient op het passief gezet en wordt derhalve een schuld aan de mede-eigenaars.

De rekening 4101 mag enkel achterstallige bijdragen met inningsprocedure bevatten en is derhalve = 0

 

 

Activa :

 

4101 Te ontvangen werkkapitaal 0

5510 Bankrekening werkkapitaal 4000

 

Totaal Activa 4000

 

Passiva :

 

4400 Te betalen leveranciers 1000

701 Opgevraagde voorschotten reservekapitaal 25000

 

Totaal Passiva 26000

 

Kosten

 

61 Ontvangen aankoopfacturen 20000

 

 

Totaal kosten 20000

 

 

Opbrengsten

 

 

Totaal opbrengsten 0

 

Actief is niet gelijk aan passief, kosten zijn niet gelijk aan opbrengsten.

De mede-eigenaar weet niet over welk overschot aan opgevraagd werkkapitaal hij dient te stemmen.

Overdracht naar volgend boekjaar kan niet automatisch gebeuren daar actief # passief.

 

Besluit:

 

De inventaris en kosten en opbrengsten opgemaakt volgens het KB 2012 geven de mede-eigenaar alle informatie.

Het bedrag aan opgevraagde voorschotten, kosten, niet betaalde opgevraagde voorschotten, te betalen leveranciers....

Met een klein beetje uitleg is dit voor elke mede-eigenaar verstaanbaar.

 

Er is geen enkele reden waarop de syndicus dit zou vervangen door een eigen onbegrijpbaar brouwsel.

 

 

ronald de wilde
Offline
correct
Beste hdauw,

punt is dat ik u, boekhoudkundig, volkomen gelijk geef!

Anderzijds is het zo dat in onze VME de provisies, bijdragen reservefonds en waarborgfonds vast liggen, bij stemming AV en op basis van het dan voorliggende budget (dat nauwgezet wordt bijgehouden voor een aantal komende werkjaren).
Waardoor, zoals in uw voorbeeld gesteld, bv. nog opgevraagde en onbetaalde provisie uit den boze is, evenzeer de stemming wat te doen met eventuele overschot. 'k Zie de reactie op de AV al zo voor mij...

Wat onze ME's op de AV, met één oogopslag, wensen te zien is,
-hoeveel het reservefonds (700) bedraagt en of dat klopt met het bedrag op de corresponderende rekening (5523).
-of het aangelegde waarborgfonds (701) diende aangesproken om alle kosten van het werkjaar te betalenVME, wat duidelijk blijkt uit de optelsom van de corresponderende rekeningen (zicht- en spaarrekening)(5521 en 5522) waar het werkkapitaal werd/is ondergebracht. Met andere woorden of het voorgestelde budget, de AV voordien, zowat correct was, en of dat fonds voldoende is om de syndicus verder te helpen, bij onverwachte meerkosten.

Verder hebt u, bv., in uw voorbeeld..." volgens #1" de bankrekening reservekapitaal = 25000,00 niet opgenomen, maar goed.

Maar zoals reeds gezegd, boekhoudkundig gezien hebt u volkomen gelijk, al gaat u er op vele AV's (ook) niet gemakkelijk mee wegkomen.

Ron 
 
SCORPIOEN
Offline
boekhouding syndicus

Beste mensen, troost u dat de nieuwe wetgeving per 1.1.2019 nu de taak van de commissaris niet meer moet vastgelegd worden in het reglement van m-e maar in een " huishoudelijk reglement " uiteraard door een AV goedgekeurd, dus onderhands post factum steeds kan aangepast worden !

Met klachten over de boekhouding moet je ook niet naar de Vrederechter, want hij heeft daar geen personeel voor die (dubbele) boekhouding kent.

 



mvg