Taak van de aangewezen secretaris AV

100 antwoorden [Laatste bericht]
DeRo
Offline
Art. 577-6 § 10
De syndicus stelt de notulen van de beslissingen op die worden genomen door de algemene vergadering met vermelding van de behaalde meerderheden en de naam van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden.
Deze notulen worden aan het einde van de zitting en na lezing ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, door de bij de opening van de zitting aangewezen secretaris en door alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.
 
Kan u mij uitleggen wat de specifieke taak is van de aangewezen secretaris?
Als in de AV twee personen verslag uitbrengen over het verloop van de vergadering zijnde enerzijds de syndicus en anderzijds de aangewezen secretaris bij de opening van de zitting moet dit haast onvermijdelijk leiden tot betwistbare verschillen in interpretaties in de verslaggeving.
De wet zegt dat de notulen van de syndicus dienen ondertekend. Hoe zit dat met de ondertekening van het verslag van de secretaris?
Graag uw verduidelijking waarvoor dank.
deskundige
Offline
Beste, Aangezien het i.c. de
Beste, Aangezien het i.c. de taak van de secretaris is om de notulen op te maken en aangezien de wet voorziet dat de syndicus dit dient te doen,lijkt het me logisch dat de syndicus op de vergaderingen als secretaris wordt aangesteld. Hij mag de vergaderingen niet meer voorzitten maar krijgt eerder een griffierfunctie toebedeeld. Daarenboven stelt de wet dwingend dat de notulen op het einde van de vergadering moeten worden voorgelezen en dat ze moeten worden getekend door de voorzitter, secretaris en alle op dat ogenblik nog aanwezige eigenaars waardoor enige "vervalsing e.d." uitgesloten lijkt.
_____________________________________________
- Antwoord van een Quimmo.be partner
Peter LEYSEELE geeft juridisch advies inzake gedwongen mede-eigendom.
LizzyZK
Offline
Het is inderdaad logisch dat
Het is inderdaad logisch dat de syndicus de taak van syndicus op zich neemt. Maar als er toch iemand anders wordt aangewezen, wat is dan die zijn functie want de wet bepaalt dat de syndicus de notuleert, en dat (o.a.) de secretaris ze ondertekent.
wakwarius
Offline
syndicus /secretaris
De vraag van LizzyZK van 15/11/2012 blijft onbeantwoord. Spijtig, want ze is zeker pertinent. Ik heb zelf ook vroeger al die vraag gesteld op dit forum: Waarom is de AV wettelijk verplicht een secretaris aan te stellen, als het toch de syndicus is, die de notulen van de AV moet opstellen ?
En de opmerking dat twee verschillende verslagen - syndicus en secretaris- wel eens tot niet helemaal eensluidende versies zouden kunnen leiden , is meer dan terecht. Na 30 jaar activiteit in de informatiesector, kan ik dat zonder meer onderschrijven. Hoe vaak geven 'ooggetuigen' van één of ander gebeuren, in de krant of het tv-journaal ,niet een afwijkend , zelfs tegengesteld relaas van wat ze hebben waargenomen ? Dus moet het m.i. een reden hebben, dat de wet uitdrukkelijk de aanstelling van een secretaris voorschrijft (naast de syndicus) . Mss. dat de parlementaire besprekingen die aan de wet voorafgingen, daarover uitsluitsel kunnen geven? 
Wakwarius
ALIBI
Offline
De wettekst onder BW Art
De wettekst onder BW Art 755-6 § 10 geeft ongetwijfeld aanleiding tot verwarring!!

Het onderscheid tussen de functies van de secretaris en de syndicus wordt alleszins niet duidelijk omlijnd!

Wanneer dus iemand anders dan de syndicus wordt aangewezen  als secretaris kan/mag de syndicus  de notulen, die hij zelf heeft opgesteld niet eens ondertekenen!!?

En welke is de procedure wanneer de aangewezen ondertekenaars niet akkoord gaan met de tekst van de door de syndicus voorgelegde notulen???

Méér nog: met welke legale argumenten kan een syndicus (die niet eens lid is van de AV) de inhoud van zijn notulen verdedigen t.o.v. de aangestelde ondertekenaars?
En in hoeverre kan een secretaris (niet mede-eigenaar bv) de ondertekening van de notulen weigeren?

Allemaal pertinente en pragmatische vragen.... die zonder antwoord blijven!

Quid???

ALIBI
ALIBI
Offline
De logica naar dewelke
De logica naar dewelke "deskundige", wellicht terecht,  verwijst, blijkt geenszins uit de formulering van de wettekst, waar onderscheid gemaakt wordt tussen beide functies!?

BW Art. 577-6 §10

Quid?
ALIBI
naicwill
Online
Beste deskundige,  Het is

Beste deskundige,

 

Het is volgens mij niet de taak van de verkozen secretaris om de notulen op te maken ,aangezien de nieuwe wet voorziet dat de syndicus (in zijn functie van syndicus en niet in zijn functie van secretaris indien hij op vergadering hiervoor is aangeduid) dit dient te doen.

 

Volgens de studiedienst CIB : “De algemene vergadering moet voortaan door een mede-eigenaar worden voorgezeten. Hij wordt bijgestaan door een secretaris.”

 

Het is dus niet syndicus en(of) secretaris, maar voorzitter en secretaris .

Voorzitter en secretaris zijn twee functies die de wetgever gecreëerd heeft voor de mede eigenaar op de A.V. en niet voor de syndicus.

Dit kadert in de geest van de nieuwe wet : actievere rol van de mede eigenaars op de algemene vergadering en meer passieve rol van de syndicus(beperken tot zijn wettelijke taken o.a. opstellen notulen) .

Het is dus aan de mede eigenaars deze functies in te vullen zodat de algemene vergadering vlot en “vruchtbaar” verloopt,onafhankelijk van de aanwezigheid van de syndicus(behalve zijn wettelijke taken).

 

Een voorbeeld : De details van de besprekingen staan niet in de notulen : alleen het resultaat van de stemmen onder de titel van elk agendapunt, met vermelding van de identiteit en het aantal stemmen van de mede-eigenaars die zich onthouden hebben of tegen de voorgestelde beslissing hebben gestemd.De details kunnen eventueel beschreven worden in het verslag van de secretaris,zodat afwezigen mede eigenaars deze informaties kunnen ontvangen. Kan ook gebruikt worden op volgende vergaderingen

(algemene,raad van mede eigendom) voor opvolging uitvoering beslissingen zoals beslist op de algemene vergadering.

 

Onafhankelijk van dit verslag worden na afloop van de algemene vergadering de notulen ondertekend door de voorzitter , de secretaris en door alle aanwezige mede-eigenaars.

 

Ik denk dat iets dergelijks reeds gebeurt in vele recente appartementsblokken,het vergt een mentaliteitsverandering bij mede eigenaars maar ook bij syndici.

 

naicwill
Online
   
 

 

ALIBI
Offline
De benadering en
De benadering en toelichtingen door naicwill stemmen ongetwijfeld tot nadenken over de werking en procedures  in de schoot van de AV van de  VME!

Vooral dat hij hierbij de rol van de z.g. VME-organen duidelijk wil omschrijven:
- de Algemene Vergadering;
- de Raad;
- de Secretaris.
Tevens situeert hij de bevoegdheid van de syndicus in deze; de syndicus maakt immers géén deel uit van de VME op zich en fungeert op de AV louter als lasthebber in de diverse opdrachten en taken, die door de wet bij de uitoefening van zijn functie zijn voorzien.

Zijn klaar onderscheid tussen enerzijds de notulen (opgesteld door de syndicus) en anderzijds het verslag (door de aangestelde Secretaris) van de AV creeërt enige duidelijkheid.
Wellicht beschouwt hij de Secretaris dan als een van de mede-eigenaars!?

- Immers, de notulen waarin uitsluitend  de "beslissingen" van de AV door de syndicus worden geformuleerd;
- Het verslag dat een weergave is van het verloop van de gedachtenwisselingen tijdens  de AV.

Vraag aan deskundigen in deze materie: is deze interpretatie vatbaar voor effectieve toepassing?
ALIBI
wakwarius
Offline
syndicus/secretaris
Beste Alibi,

Zoals al eerder aangegeven, ben ik geen deskundige, maar  wel enigszins "door de wol geverfd" in de mede-eigendom-problematiek.  

1/ de syndicus is niet alleen (tenzij hij mede-eigenaar zou zijn) geen lid van de VME, hij maakt ook geen deel uit van de Algemene vergadering !
2/ moet de (bezoldigde) syndicus dan slechts op het einde een zeer beknopt tekstje opstellen met de beslissingen, en de (onbezoldigde) secretaris nadien het uitgebreide relaas van het verloop van de AV ? 
3/ M.i. kan de secretaris (als we het erover eens zijn, dat die taak niet aan de syndicus toekomt) alleen maar een mede-eigenaar zijn, vermits enkel mede-eigenaars op de AV aanwezig mogen zijn en mogen deelnemen aan beraadslagingen en beslissingen. 

Voor de rest blijf ik op mijn honger, wat de vraag betreft naar de bedoeling van de wetgever: waarom verplicht een secretaris aanstellen, als er al een syndicus werkstellig is ? Misschien als extra- controle-orgaan, voor het geval dat de syndicus -die bijv. weigert notulen op te stellen- in zijn latere verslag de zaken (en beslissingen) anders voorstelt, dan het in werkelijkheid geweest is ?  Wat helaas, nog altijd voorkomt. 
Wakwarius
Quimmo
Offline
Syndicus is meestal secretaris

In de meeste gevallen is de syndicus de secretaris. Dit wordt niet door de wet uitgesloten en ik denk dat het in veel gevallen een goede zaak is, gezien het vaak moeilijk is mede-eigenaars te vinden die - zonder zich in te werken - het verloop van de AV goed begrijpen. Ze doen dit vaak immers maar 1x per jaar.

Het staat de AV natuurlijk vrij een andere secretaris aan te stellen, maar deze heeft dan inderdaad niet heel veel werk. Hij zou bijvoorbeeld wel de stemopneming kunnen doen terwijl de syndicus notuleert.

Het aangehaalde verschil tussen verslag en notulen zie ik niet direct, de wet spreekt immers over notulen.

Poll: Hoe vaak gaat u naar hetzelfde restaurant?
Helpt u ons even met onze marktstudie? U hoeft maar
1 meerkeuze vraag te beantwoorden (5 seconden) en
u krijgt een nuttig geschenkje als dank. Klik hier


Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

naicwill
Online
Beste,De wetgever heeft dus

Beste,

De wetgever heeft dus vor de A.V. 2 secretarissen voorzien
1.syndicus wiens functie bepaald is in de wet, 
  de controle wordt uitgevoerd door alle eigenaars op het einde van de vergadering.
 Volgens deskundige en ook volgens mij "waterdicht" : "Daarenboven stelt de wet dwingend dat de notulen op het einde van de vergadering moeten worden voorgelezen en dat ze moeten worden getekend door de voorzitter, secretaris en alle op dat ogenblik nog aanwezige eigenaars waardoor enige "vervalsing e.d." uitgesloten lijkt".

2. de aangewezen secretaris(mede eigenaar) : kan samen met voorzitter de vergadering leiden,gedetailleerd verslag maken van de besprekingen(eventueel opnemen met soundrecorder) en .... ,dus alle werkzaamheden van de secretaris
van een vereniniging,behalve deze die de wet voorzien heeft voor de syndicus.Het is niet de bedoeling van het controleren van de notulen(opgemaakt conform de wet) van de syndicus, hij hoeft het aantal stemmen niet te vermelden.Zijn werk is dus complementair met dat van de syndicus.Dit verslag daarna versturen naar alle mede eigenaars en ook syndicus ter informatie.
Deze kunnen het gebruiken voor opvolging werken,bij volgende AV, raad van mede eigendom en bij discussies.

Zie voordelen van het opmaken van verslag door mede eigenaar of liever nadeel
bij opmaken door syndicus.


Edit door Quimmo: zonder de goede bedoelingen van de plaatser van het bericht in twijfel te trekken, worden links naar ofwel concurrerende ofwel commerciële sites om evidente redenen gewist.

ALIBI
Offline
De optie, èn  notulen (door
De optie, èn  notulen (door de syndicus)  èn een verslag (door de secretaris), opent wèl mogelijke  perspectieven voor een doelmatig beheer in een VME!

Immers een syndicus, die zich strikt zou houden aan de voorschriften van de wet (en dàt is zijn volste recht) en zijn notulen louter zou beperken tot "beslissingen" van de AV, heeft misschien soms genoeg aan .... een halve pagina!?
En dàt kan toch niet de bedoeling zijn van de wetgever!?

Terwijl toch mag verwacht worden dat ook over het verloop van de gedachtenwisselingen, discussies en beraadslagingen op de AV acheraf enig spoor, onder vorm van een verslag,  zou terug te vinden zijn!!!

Immers om, in de schoot van een VME, enige continuiteit in het beheer te verzekeren, is er ongetwijfeld nood en behoefte aan een terugblik op  beheersargumentaties uit het verleden!

Tja, de wet en de zin van de wet!?
 
ALIBI
Quimmo
Offline
Even een commentaar

De twee posts hoger gewiste link was naar een artikel waar men de objectiviteit van een syndicus in sommige gevallen in twijfel trekt, omdat deze een "gekleurd verslag" zou kunnen schrijven. Het verhaal beschreef onder andere het geval van een concrete syndicus die zijn eigen interpretatie van de waarheid neergeschreven had. Verder sprak men over het gevaar van emotionele betrokkenheid bij de secretaris.

Nu, hoe zeer men ook de werkwijze van bepaalde syndici kan bekritiseren, ik vermoed dat het gevaar van emotionele  betrokkenheid en persoonlijk belang veel sterker kan spelen wanneer de secretaris een mede-eigenaar is. De syndicus is immers vooral betrokken partij wanneer het om zijn eigen mandaat gaat. De mede-eigenaar-secretaris, daarentegen, heeft een persoonlijke mening bij zowat elk punt wat besproken wordt, het mandaat van de syndicus incluis. Ik vermoed dat het gevaar van een gekleurd verslag in dat geval nog groter is.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

ALIBI
Offline
@ quimmo Het afwegen (sic!)
@ quimmo

Het afwegen (sic!) van het niveau van de objectiviteit van de ene t.o.v.  de andere partij lijkt me toch een erg risicovolle operatie!

;-(
ALIBI
naicwill
Online
  Beste Quimmo, Ik ben

 

Beste Quimmo,
Ik ben heel diep teleurgesteld door je antwoord hierboven:”In de meeste gevallen is de syndicus de secretaris   ....”
 
Dit is teruggaan naar oude wet waar de syndicus de A.V. beheerst. Het is tevens een miskenning en een serieuze onderschatting van de kennis van alle mede eigenaars die  je website bezoeken : vele mede eigenaars hebben meer kennis  van de mede eigendom,vooral wat de interpretatie van de nieuwe wet betreft,dan een groot deel van de syndici,waarmee ik niet deze bedoel die hier regelmatig als deskundigen optreden.
 
De nieuwe wet heeft tot doel een aantal discussies die geregeld in de praktijk opduiken, op te lossen en/of te vermijden. Bovendien wil ze de organisatie en het beheer van mede-eigendommen moderner maken en de bevoegdheden van de diverse organen van de mede-eigendom (algemene vergadering, syndicus,...) duidelijker verdelen.
 
De wetgever wil het aantal discussies op lossen of vermijden.Dit wil hij onder andere  doen door de bevoegdheden van de algemene vergadering duidelijker te verdelen.Waar zien we dit in de nieuwe wet?
 
De term „secretaris‟ duikt voor de eerste maal op in de Appartementswet.
Het gaat om de persoon die over het verloop van de vergadering rapporteert en dus een verslag opmaakt. De wetgever wil dus duidelijk maken dat de VME vergadert zoals elke vereniging met voorzitter en secretairis die leden zijn.
De rol van de syndicus,die geen deel uitmaakt van de vereniging wordt beperkt : “De syndicus stelt de notulen van de beslissingen op die worden genomen door de algemene vergadering met vermelding van de behaalde meerderheden en de naam van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden. Deze notulen worden aan het einde van de zitting en na lezing ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, door de bij de opening van de zitting aangewezen secretaris en door alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.
Dus hij mag enkel de beslissingen vermelden met het stemgedrag.
De syndicus moet volgens de wet zijn eigen notulen niet tekenen, maar als secretaris zou hij dit wel moeten doen. Een beetje gezond verstand vertelt ons dat de wetgever waarschijnlijk dit niet bedoelde en secretaris en syndicus door verschillende personen
moeten uitgeofend worden.
Nogmaals de taken van de secretaris en syndicus vullen elkaar aan en zijn niet overlappend. Ik ga dus niet akkord met de interpretatie van quimmo over functie "interne" secretaris : "deze heeft dan inderdaad niet heel veel werk. Hij zou bijvoorbeeld wel de stemopneming kunnen doen terwijl de syndicus notuleert."  Indien dit moet gebeuren moet de syndicus zijn "secretaris " meebrengen.
 
Indien men de functie van secretaris toevertrouwt aan de syndicus keert men terug naar de oude wet en  is het doel  van de wetgever  discussies op lossen of vermijden  door de bevoegdheden van de algemene vergadering duidelijker te verdelen niet verwezenlijkt.
 
Verder ben ik het eens met de opmerking van Alibi aan Quimmo : “Het afwegen (sic!) van het niveau van de objectiviteit van de ene t.o.v.  de andere partij lijkt me toch een erg risicovolle operatie!”.
 
Maar toch quimmo uw opmerking “Ik vermoed dat het gevaar van een gekleurd verslag in dat geval(opgemaakt door mede eigenaar) nog groter is “ kleurt voor mij heel sterk en dus voel ik mij een sterk ontgoochelde mede eigenaar.
 
ALIBI
Offline
Ik vind de analyse en het
Ik vind de analyse en het betoog door naicwill méér dan boeiend en terecht!

Ze bevestigt een deel van mijn persoonlijke ervaringen en werpt een schril licht op de dagdagelijkse realiteit  in het dikwijls incorrecte beheer van een mede-eigendom!

En ja, het feit dat sommige mede-eigenaars al eens béter de wetteksten doorgronden dan bepaalde syndici, schijnt deze laatsten erg te storen!!

Dit blijkt nog maar eens duidelijk uit mijn eerder gestelde optie, om als een van de eerste agendapunten op een AV, de evaluatie van de notulen van de vorige AV te voorzien
Door sommige syndici werd geopperd dat zulks niet eens nodig of nuttig (sic!)  zou zijn met het argument dat genomen beslissingen niet kunnen gewijzigd worden!

Precies of het niet noodzakelijk zou kunnen zijn om na te trekken of de genomen beslissingen wel effectief werden uitgevoerd en in hoeverre ze correct werden uitgevoerd !!!

Een flagrant bewijs dat syndici NIET graag op de vingers gekeken worden en liefst de notulen als een soort privé-terren blijken te beschouwen met het archi-domme argument dat genomen beslissingen definitief (sic!) zouden zijn en niet eens teruggedraaid of gecorrigeerd kunnen worden!!!

Ik moet naicwill volmondig bijtreden dat het uiteindelijke opzet van de wet door sommige syndici met lede ogen wordt bekeken en dat alle mogelijkheden worden aangewend om het te omzeilen.

Gelukkig voor sommige mede-eigenaars zijn er ook nog syndici dia alles in het werk stellen om zich legaal, correct en deontologisch van hun taken te kwijten!

En ... maar goed dat quimo de gelegenheid biedt om onze standpunten toe te lichten!!
ALIBI
wakwarius
Offline
notulen/verslag
In mijn ogen zijn notulen de tot een minimum beperkte schriftelijke weergave van wat behandeld en beslist is op de vergadering. Ze worden ondertekend door alle nog aanwezige leden. Om te vermijden dat later in het verslag door syndicus een loopje genomen wordt met de werkelijke gang van zaken . Dat (uitgebreide) verslag moet binnen de 30 dagen worden bezorgd. Of is dat soms niet zo ? 
Wakwarius
wakwarius
Offline
syndicus secretaris ?
Idd, dat wordt niet door de wet uitgesloten. Maar dan blijft de vraag: had de wetgever niet een andere bedoeling ? En welke was dat ? Als de syndicus van lieverlede ook meestal (= nagenoeg altijd ?) secretaris is, waarom bevat de wet dan de  extra verplichting , om een secretaris aan te wijzen ? Toch totaal overbodig ? 
Wakwarius
ALIBI
Offline
@ wakwarius Het blijft

@ wakwarius

Het blijft natuurlijk een heet hangijzer of het nu moet gaan over loutere notulen, een mengeling  notulen/verslag of een louter verslag!!!

Het lijkt, op het eerste zicht, op muggenzifterij maar is dit uiteindelijk niet!

Een syndicus, die zich strikt wil houden aan de bepalingen  van Art. 577-6 § 10, kan (mag) de inhoud van zijn notulen beperken tot louter de genomen "beslissingen".
Hij moet die tenandere, binnen de dertig dagen, opnemen in een register en bezorgen  aan de mede-eigenaars.

Ik kan me al inbeelden hoe mede-eigenaars, die niet op de AV aanwezig waren, kunnen reageren op loutere (naakte) beslissingen!!! ;-(

In mijn ogen kan de continuiteit in het beleid en de organisatie van een vereniging slechts verzekerd worden wanneer er ook een weergave is van het verloop van de vorige AV's.
Er is dus zéker een behoefte aan een correcte rapportering, die méér moet bevatten dan louter de genomen beslissingen!

Of de notulen worden opgesteld
- als een soort bijlage aan het verslag (door de syndicus dan);
- of dat er, bijkomend aan de notulen, nog een apart finaal) verslag (door een secretaris) wordt opgestel;
is de basis van de problematiek die nu te berde wordt gebracht!

De verslaggeving van een AV beperken tot notulen met een  loutere weergave van de genomen beslissingen, lijkt me eerder een beheers-absurditeit!
Absurditeit die in de kaart speelt van malafide syndici!

 

ALIBI
ALIBI
Offline
Misschien is het een

Misschien is het een efficiënte oplossing om de syndicus inderdaad aan te stellen als secrtetaris van de AV en hem de specifieke opdracht  te geven een correct verslag, met in bijlage de notulen, op te stellen!

Dergelijke handelswijze blijft dan volledig binnen de legale perken?

Een VME die echter verkiest een mede-eigenaar als secretaris aan te stellen, geeft dan de opdracht voor het verslag aan de secretaris terwijl de syndicus verder verplicht blijft de notulen op te stellen!?

Ik vermoed dat de wetgever de problematiek "notulen/verslag" niet voor ogen heeft gehad?

ALIBI
naicwill
Online
Beste Alibi,   Ik ga naar
Beste Alibi,
 
Ik ga naar 2 algemene vergaderingen en telkens notuleert de syndicus zoals voorzien in de wet:
-vermelding van agendapunt 
  en vervolgens  bij ene : Na enige uitleg met betrekking  tot …. en
 vervolgens de beslissing en stemgedrag.
  Bij de andere AV : de syndicus geeft een evaluatie..... of Na wat over
  en weer gepraat is de vergadering unaniem …..
 
Dit is bij beide vergadering 1 bladzijde.
 
Dus geen beschrijving van de uitleg of evaluatie, dat hoeft hij ook niet te doen.
Maar dit kan later tot discussies leiden en dat wil de wetgever vermijden. 
 
Hiervoor voorziet de wetgever de functie secretaris,die bij elke vereniging een verslag
maakt van de vergadering.Hier kunnen de details vermeld worden, het stemgedrag hoeft niet,het moet aanvullend zijn aan de notulen..
 
De vergadering kan opgenomen worden via een soundrecorder en later samengevat met de belangrijkste details in een bestand gezet en verstuurd naar alle mede eigenaars en syndicus of bestand op dropbox en geshared met alle mede eigenaars en syndicus.
 
Indien men de functie van secretaris aan de syndicus geeft ,zal hij zich waarschijnlijk beperken tot de notulen. Wij hebben nog nooit een verslag gezien, hij hoeft het ook niet te maken. Het heeft volgen mij ook minder zekerheid aan mede eigenaars, vermits ze zoals voor de wet alle "macht" aan de syndicus geven.
 
De wetgever heeft de de problematiek "notulen/verslag" wel degelijk voor ogen heeft gehad,zoalsik hierboven beschreven heb, met de bedoeling discussies te vermijden of op te lossen.
 
Het is aan de mede eigenaars hiervan gebruik te maken zoals de wetgever bedoeld heeft :een mede eigenaar oefent de functie van secretaris uit op de AV.
 
 
 
   
ALIBI
Offline
Beste naicwwill, Dank voor

Beste naicwwill,

Dank voor je uitvoerige en gedegen  toelichting bij je persoonlijk standpunt dat enigszins verschillend is van het mijne!
Jouw standpunt en  benadering zijn  wellicht, legaal en  juridisch gezien dan, meer terecht en "to the point" dan de mijne!
Tenslotte, zoals men het stelt in het frans:

"Du choc des idées jaillit la lumière!"

Alleen heb ik wèl pragmatische bedenkingen bij het vinden van een mede-eigenaar die bereid (en bekwaam) zou zijn om zich in te zetten om een samenhangend en degelijk  verslag neer te schrijven (zelfs met  de hulp van een recorder).

Tenslotte wordt aan de syndicus een ereloon toegekend om, in zijn hoedanigheid van lasthebber,  de door de wet omschreven opdrachten en  taken, waaronder ook zuiver administratieve (o.a. rapporten), uit te voeren!!!

Enne "quid?" wanneer géén mede-eigenaar voor de functie van secretgaris gevonden wordt?
Dan lijkt de door mij aangereikte oplossing misschien nog de enig haalbare!?

Aan de syndicus wordt de secretaris-functie toegewezen met de opdracht een verslag van de vergadering op te stellen met  als bijlage aan dit verslag, de notulen met een overzicht van de genomen beslissingen. 

Verre van mij om dit als "de" oplossing te willen zien!
Integendeel!
Het is louter een andere benadering dan de uwe en ook bekeken vanuit een ander standpunt!

Enne, ik deel absoluut je mening dat er na een AV méér nodig is dan notulen met louter een korte opsomming van genomen beslissingen!!

Zo zie je maar!

ALIBI
laspiaggia
Offline
gekleurd
Ik zou toch opletten met het interpreteren van de bedoelingen van de wetgever, alleszins als het om het wel/niet gebruik van bepaalde woorden in de wettekst gaat.
Ik snap ook niet waarom een poster teleurgesteld is in de reactie van Quimmo. Don't shoot the pianist, zou ik zeggen.
En tenslotte heeft Quimmo een punt: in het enkel notuleren van de genomen beslissingen, kan moeilijk partijdigheid sluipen. In het opstellen van een verslag zeer zeker. Vergeet niet, als je 100 mensen vraagt van dezelfde beraadslaging een weergave neer te pennen, krijg je gegarandeerd 100 verschillende versies. Ik heb het helemaal niet over slechte wil. Elkeen ervaart zoiets anders, de perceptie is steeds licht verschillend, iedereen hecht aan verschillende zaken minder of meer belang. Dus is het normaal dat elkeen een andere weergave geeft, waarin zijn eigen voorkeuren/aandachtspunten onvermijdelijk zullen doorschemeren. Of, als je een volledig correct weergave van de beraardslagingen wilt, kun je twee dingen doen: zorgen voor een stenograaf of de voorafgaande discussies helemaal op schrift voeren, bijvoorbeeld op een site als deze.
Daarbij, niet weerhoudt een mede-eigenaar er toch van tijdens de vergadering zijn eigen nota's te nemen?
ALIBI
Offline
Dat bij het opstellen van een
Dat bij het opstellen van een verslag al vlug subjectieve elementen in de tekst zullen opduiken is nogal begrijpelijk (en menselijk)!

Mààr ... om  vervolgens  te gaan besluiten dat bij het opstellen van  notulen, louter objectieve benaderingen zouden gaan gelden, lijkt me eerder  bij de haren getrokken en getuigt niet van enig realisme!!
Zelfs bij de formulering van de door de AV genomen beslissingen zullen al vlug subjectieve termen voorkomen die aanleiding kunnen/zullen geven tot mogelijke interpretaties!!!

Enkele bondige voorbeelden van z.g. "beslissingen":
- "...het dak van het gebouw  moet dringend hersteld worden..."
- "...de afwerking van de dakgoten moet vervolledigd worden ..."
- "...de herstellingen aan de leidingen moeten grondig gebeuren..."
Enz ...

Méér nog: het formuleren van louter de "beslissingen" zonder hierbij verdere toelichtingen en motivaties  te verstrekken, kan ook aanleiding geven tot allerhande betwistingen!!
Zo las ik onlangs in de notulen door een (bevoegd) syndicus dat de AV rechtgeldig kon doorgaan omdat er voldaan was aan de quorums "X en Y" ...
zonder dat hierbij enige melding werd gemaakt van het aantal aanwezige mede-eigenaars en volmachthebbers; laat staan dat de nodige minima werden vermeld!!!

Ik blijf bij mijn standpunt dat notulen, met louter de vermelding van de genomen beslissingen, onvoldoende zijn om enige continuiteit in het beheer en de organisatie van een mede-eigendom te bewerken!

Dat sommige syndici hierop aansturen wil ik nog begrijpen, maar daarom moet ik, als mede-eigenaar,  hun visie  en/of benadering nog niet aanvaarden!!

Zolang de lastgever (VME) de voorschriften van de wet en de bepalingen van het (schriftelijk) contract   respecteert, heeft de lasthebber (syndicus)  zich te houden aan diens richtlijnen.

Er is ongetwijfeld behoefte en nood aan méér informatie over het verloop van een AV; immers, bij de behandeling van elk agendapunt mag toch wel een (korte) omschrijving van de beraadsaging erover gegeven worden!! 
(Laat staan dat in een verslag al eens subjectieve aspecten kunnen voorkomen...)

Of het  nu de syndicus of een mede-eigenaar is, die wordt aangeduid als de secretaris van de AV, laat ik, voorlopig toch, in het midden!!
ALIBI
Quimmo
Offline
Nog wat commentaren

@naicwill
Het is zeker de bedoeling dat de syndicus de vergadering niet meer overheerst, maar het aanduiden van een mede-eigenaar als voorzitter en de controlemogelijkheid van de notulen door iedereen die tot het eind wenst te blijven, lijkt me daarvoor in de meeste gevallen voldoende.
Ik wil hier geen stelling innemen voor of tegen mede-eigenaars of syndici, maar ik blijf met het gevoel zitten dat het risico op een gekleurd verslag ook bestaat bij een mede-eigenaar. Deze IS uiteindelijk betrokken partij bij elk punt. Hij kan sterk voor of sterk tegen een nieuwe regel in het reglement of tegen een nieuwe vloer zijn, terwijl het de syndicus uiteindelijk om het even is of er voor of tegen een punt gestemd wordt (met enkele uitzonderingen).

@Alibi
De evaluatie van de notulen van de vorige vergadering is idd een goede zaak om het werk van de syndicus te evalueren. Er nog eens over stemmen heeft echter weinig zin.

Poll: Hoe vaak gaat u naar hetzelfde restaurant?
Helpt u ons even met onze marktstudie? U hoeft maar
1 meerkeuze vraag te beantwoorden (5 seconden) en
u krijgt een nuttig geschenkje als dank. Klik hier


@Wakwarius
Er is al veel discussie over geweest of notulen enkel de beslissingen mogen zijn, of ook een weergave van de gesprekken. Er is lang betoogd voor de eerste optie, maar vorige week heb ik een vrederechter horen zeggen dat de rechtbank vaak wel meer achtergrond wenst in geval een eigenaar een beslissing aanvecht. Anders kan hij moeilijk inschatten hoe de eigenaar in kwestie tijdens de vergadering geargumenteerd heeft. Tussen vergadering en rechtzaak worden er dan vaak nog wel wat bijkomende argumenten verzonnen.

Al bij al heb ik wel mijn bedenkingen bij de bewijskracht van een verslag wat door iemand opgesteld wordt, tenzij het ook nagelezen en ondertekend wordt door de aanwezige mede-eigenaars. Maar gezien er altijd zaken - al dan niet bewust - anders geïnterpreteerd worden, denk ik dat dit tot zeer lange discussie kan leiden op het einde van de AV. Ik denk daarom dat een combinatie tussen een informeel verslag (als 'geheugen' van de VME) en een geluidsopname (als bewijs bij discussies) niet slecht is. Dat is natuurlijk mijn persoonlijke mening.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

ALIBI
Offline
@quimmoMisschien was ik

@quimmo

Misschien was ik onvoldoende duidelijk in mijn benadering en motivatie qua  punt op de dagorde re
"Evaluatie van notulen en verslag van de vorige AV"?
Het is zéker NIET de bedoeling alles terug in vraag te gaan stellen, laat staan terug te behandelen!!
Het is louter de bedoeling een soort "follow-up" van de inhoud te realiseren!!!
Het lijkt me toch nuttig en zelfs opportuun om bv. na te trekken of de genomen  beslissingen werden uitgevoerd en op welke wijze dit gebeurd  is.                                                                                                    

                                                                                                                                                      

ALIBI
naicwill
Online
Hierboven Quimmo : "Er is al
Hierboven Quimmo :
"Er is al veel discussie over geweest of notulen enkel de beslissingen mogen zijn, of ook een weergave van de gesprekken. Er is lang betoogd voor de eerste optie, maar vorige week heb ik een vrederechter horen zeggen dat de rechtbank vaak wel meer achtergrond wenst in geval een eigenaar een beslissing aanvecht. Anders kan hij moeilijk inschatten hoe de eigenaar in kwestie tijdens de vergadering geargumenteerd heeft."

Ik denk dat dit een beetje mijn stelling(zie  ook hierboven)  bewijst:
"De wetgever heeft de de problematiek "notulen/verslag" wel degelijk voor ogen heeft gehad, met de bedoeling discussies te vermijden of op te lossen."

De Syndicus schrijft de notulen zoals beschreven in de nieuwe wet,indien meer detail is het onmogelijk ze aan het einde voor te lezen en  voor ondertekenaars het voorgelezene goed te "verwerken" voor te onderteken.

Maar wetgever zowel als vrederechter vinden dit onvoldoende in geval van
discussies tussen syndicus en mede eigenaars.

Daarom heeft de wetgever een secretaris voorzien en deze schrijft bij
vergaderingen het verslag ,waarin de rechter meer details zal vinden om
probleem op te lossen.

De wetgever heeft speciaal niet syndicus gezet ,dus is volgens mij  toch
normaal dat het een lid(=mede eigenaar) is,zoals bij elke vereniging.
Vele AV waren vroeger en zijn nu nog dikwijls een "voordracht" van de
syndicus met mede eigenaars als publiek.

Ik kan ook begrijpen dat mensen die al lang in de mede eigendom
"werkzaam" zijn het moeilijk hebben om te begrijpen dat de
vergadering aan de mede eigenaars toehoort met een syndicus
als luisteraar(=notulist).

Met een verslag geschreven door een mede eigenaar en notulen
door een syndicus zal het voor een rechter toch gemakkelijker zijn
een probleem op te lossen(indien ze beiden van de syndicus zal de rechter
dit niet vlug als bewijs aanvaarden).
Het zorgt toch voor meer evewicht in bewijsvoering.

Dit verslag moet natuurlijk naar iedereen gestuurd worden zodat
er eventuele fouten(=kleuren?) kunnen uitgehaald worden.
We moeten ons lot toch niet volledig in handen leggen van de syndicus,
laat ons een gezond evenwicht nastreven tussen syndicus ene mede eigenaars.
Daarvoor is er de nieuwe wet geschreven.

tomdr
Offline
Vroeger, toen de dieren nog
Vroeger, toen de dieren nog spraken, werden er over het algemeen 2 stemopnemers aangeduid/verkozen op de algemene vergadering.
Dit is nu absoluut niet meer voorzien in de wet.
Mijn interpretatie van wat de secretaris moet doen is, controleren of de notulen op het moment van de stemming / beslissing correct zijn.
Vroeger in het 'before computer' tijdperk had een stemming waar geen unanimiteit was inderdaad stemopnemers nodig, die dan met de nodige vlijt en een rekenmachientje de aandelen samentelden en de verhouding ja/nee berekenden.
In het computertijdperk hebben (de meeste) syndici een excel-file, waar met enkel simpele en minimale toestaanslagen een resultaat tevoorschijn komt. Stemopnemers, niet meer nodig.
Maar het invullen van een "j" of een "n" op een excelblad is moeilijk verifieerbaar.  
Trouwens, enkel de "neen" stemmers moeten genotuleerd te worden, en de verhouding  in stemmen, ... onthoudingen en blanco's bestaan niet meer, indien een "ja" niet als dusdanig ingevuld wordt, maar als onthouding, wordt het percentage "neen" automatisch groter. De neen-stemmers kunnen zich altijd terugvinden in de notulen, de ja-stemmers niet, hoewel hun stem wel dient meegteld te worden in het totale pakket.
De voorzitter leidt de vergadering, geeft en neemt het woord,
De secretaris controleert of de stemmingen en beslissingen correct genoteerd zijn (ook bvb bij offertes en bedragen bij die offertes)
En de syndicus? dat is de bediende die notuleert en probeert bij te houden wat er gaande is, maar die indien er zich ergens een fout voordoet, en er komt een klacht, wel de aansprakelijke is. 
Maar dat is natuurlijk mijn visie.

wakwarius
Offline
sprekende dieren....
Beste Tomdr,

Bent u al zo oud ? Dan overtreft u zelfs Methusalem .
Maar alle gekheid op een stokje: die 'syndicus' over wie ik het hier soms heb (beheert naar eigen zeggen 80 gebouwen), die heeft geen laptop bij hoor !
Voor de rest vraag ik mij soms af, wat het praktische nut is van de 'uitwisseling van ideeën en meningen'  op dit forum . Weliswaar met alle respect voor Quimmo, dat hiertoe de kans geeft. Niemand is trouwens verplicht aan deze palavers deel te nemen, ook ik niet. maar al gelijk doe ik het toch.  Maar als puntje bij paaltje komt, kun je er in het Vredegerecht bijvoorbeeld weinig of niets mee aanvangen, vrees ik.  
Wakwarius
Residentie Euge...
Offline
Syndicus/secretaris
Mijns inziens is de mogelijkheid om een secretaris aan te stellen bij de aanvang vna de algemene vergadering louter om praktische redenen ingevoerd.

In de praktijk is het immers zo dat de voorzitter de vergaderingen leidt, maar dat bij elk agendapunt de syndicus de technische uitleg geeft.
Volgens de nieuwe wetgeving wordt bovendien verwacht dat het verslag over de vergadering op het einde van de vergadering klaar is en kan ondertekend worden. Iedereen die optreedt als notulist van een vergadering zal beamen dat het zeer moeilijk is om bij ieder agendapunt mondeling de nodige toelichtingen te verstrekken en tegelijkertijd nota te nemen van de vragen die dienaangaande door de aanwezige  leden worden gesteld en van de antwoorden die hierop worden gegeven (hetzij opnieuw door de notulist, hetzij door de voorzitter).
Om op het einde van de vergadering een verstaanbare en correcte tekst te kunnen voorleggen van de genomen besluiten,  is administratieve hulp geen overbodige luxe.

De bij de aanvang van de vergadering aangestelde secretaris wordt geacht deze taak te vervullen. Vanzelfsprekend komt hij uit de groep van de aanwezige mede-eigenaars.

De syndicus blijft in ieder geval verantwoordelijk voor de notulen.

In de praktijk wordt echter meestal geen secretaris aangesteld en wordt het verslag van de vergadering toch door de syndicus opgesteld. In deze gevallen maakt de syndicus voorafgaand aan de vergadering reeds een ontwerptekst met technische uitleg over de geagendeerde punten en beperkt hij zich tijdens de vergadering tot het aanbrengen van de nodige aanpassingen zoals ze volgen uit de besprekingen.


In principe blijft het eender wie het verslag maakt. Het moet correct zijn. Of het van de hand is van de syndicus of van de secretaris, de mede-eigenaars en hun lasthebbers moeten erop toezien dat de weergave met de werkelijkheid overenstemt, zoniet moeten zij de tekst amenderen alvorens hun handtekening te plaatsen.

Roger Liekens. 

Roger Liekens

Syndicus Residentie Eugeen VME
 

Klik hier voor meer informatie