Hoe bereid je een algemene vergadering NIET voor?

Algemene vergadering online voorbereidenDit keer een post die ik schrijf met enig schaamrood op de kaken. Wat is er gebeurd? Even de vuile was buiten hangen: alhoewel we op deze site vaak genoeg zeggen dat je een algemene vergadering best al online kunt voorbereiden en de eenvoudige thema's al in het forum van je gebouw op Quimmo.be moet uitpraten, heb ik het dit keer zelf niet voldoende gedaan. Met als gevolg een ellenlange algemene vergadering (10u tot 14u30), met slechts één pauze en zonder broodjes. En een verloren zaterdagnamiddag voor 50 mede-eigenaars.


Wat is er gebeurd? Een aantal thema's, waarvan we wisten dat ze delicaat waren, hebben we op voorhand in het forum van onze mede-eigenaars geplaatst en bediscussieerd. Zo bijvoorbeeld het invoeren van een verhuisvergoeding en de modaliteiten daarvan – een thema wat na jaren van discussie op de AV dit keer probleemloos goedgekeurd is, net door de betere uitwerking. Andere voorgestelde thema's leken ons nogal eenvoudig, dus had ik niet voldoende achter de details gejaagd om al op voorhand de bespreking te starten. Bleken nu net deze thema's voor veel discussie en tijdverlies te zorgen.

Bijvoorbeeld het optimaliseren van lampen in de garage en kelders, waar een eenvoudig voorstel van zuiniger lampen op tafel lag, voor of tegen te stemmen. Kregen we toch wel een hele discussie of men niet beter met timers zou werken, of met zones van ingeschakelde verlichting. Is de 54W op de offerte het echte verbruik of de lichtopbrengst? Wat met het (on)veiligheidsgevoel bij zoneverlichting, enz.

Of het plaatsen van een dak boven de oprit, waar de voorbeeldfoto pas op de AV aan iedereen getoond werd en het voorstel voorlopig afgeschoten is, niet op de grond van de zaak, maar wel op het esthetische aspect.

We leven in 2012, niet in 1970. Dergelijke detaildiscussies moeten op voorhand gevoerd worden - online - zodat de raad van mede-eigendom ook gefundeerde antwoorden op onverwachte vragen kan opzoeken en een beter uitgewerkt voorstel op tafel brengt op de AV. In onze VME hebben ook niet alle eigenaars een computer, maar de meeste vragenstellers op de vergadering wel. En bij punten zoals de verhuisvergoeding, die eerst ten gronde online uitgepraat is, voelen ook de mensen zonder Internet toegang dat er een goed uitgewerkt voorstel op tafel ligt en dat er een antwoord is op al hun vragen. Hierdoor is er praktisch geen discussie meer over deze punten.

Dus een welgemeend mea culpa naar onze mede-eigenaars gestuurd en volgend jaar beter - iedereen om 12u naar huis. Een maand voor de vergadering moeten alle reeds gekende punten, mét de details, ter bespreking op ons forum staan. De rest na versturen van de agenda. Zo niet, mogen ze mij, via een commentaar hieronder, publiekelijk aan de schandpaal nagelen.

Zijn mede-eigenaars tevreden van algemene vergaderingOnze enquête leert dat in de meeste mede-eigendommen de algemene vergadering niet verloopt zoals de meeste eigenaars zouden willen. Zo vinden zo maar even 6 op de 10 eigenaars dat de vergadering niet goed genoeg verloopt. De helft van hen heeft vooral problemen met de informatie die ter beschikking wordt gesteld, de andere helft vindt dat er te veel gediscussieerd wordt - beide problemen zijn natuurlijk ook met elkaar verwant. Reden te meer dus om een online forum voor uw gebouw aan te maken, waar u informatie op voorhand ter beschikking kunt stellen en een groot deel van de discussies al kunt afronden nog voor de vergadering begint. Indien u nog geen forum heeft voor uw gebouw op Quimmo.be, kunt u er hier een aanmaken. U hoeft enkel een formulier in te vullen, al de rest wordt automatisch geregeld.

Nu wij ons ge-out hebben, laat eens weten hoe de algemene vergadering bij u verloopt en lees de resultaten van de anderen (enquête, 1 vraag).

Andere artikels over de Algemene Vergadering

Hoe bereid je een AV niet voor? Taken van de voorzitter van de AV
Teveel aan volmachten op de AV Commissaris van de rekeningen - taakbeschrijving
Wettelijke voorschriften AV Gehuwden beiden op de AV?
AV voor ontslag syndicus Geluidsopname van de AV

 

Gratis abonneren
Opmerking: dit artikel kan bijgewerkt worden aan de hand van nieuwe bevindingen. Als u het in de toekomst opnieuw wil lezen, bekijk dan de meest recente on-line versie. (Gebruiksvoorwaarden)

© 2010-2014 Quimmo.be

dank voor de info. we hebben

dank voor de info.
we hebben dit jaar beslist onze AV beter voor te bereiden. Nu we deze info erbij hebben zullen we dit zeker doen en een forum zal daar zeker toe bijdragen.
thks

Dank voor al deze informatie

Dank voor al deze informatie van mensen die een AV meegemaakt hebben!
Wij wonen in een vrij nieuw gebouw met ong 20 app. Hier wordt niet onderhandeld. De syndicus, de secretaris VME en 2 leden VME beslissen en bepalen alles. Een voorbereiding alle VME leden- syndicus kan blijkbaar niet! De syndicus vindt het "te veel werk" om meerdere mails naar eigenaars of andere VME leden te sturen! Is het teveel gevraagd om andere VME leden in CC te plaatsen???? Iedereen betaalt toch trouw zijn loon a rato van +/- €20 per app (met garage). Hoe kunnen we ons voorbereiden op een nakende extra AV????
Dank voor tips!

Daarom ook deze site. Maak

Daarom ook deze site. Maak gratis een private website voor uw gebouw/mede-eigenaars aan en voilà, u kunt beginnen samen te werken tussen alle eigenaars. Iedere keer iemand een bericht plaatst, krijgen de ander eigenaars een kopie en kunnen ze reageren.

Meer informatie hier.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

Dit is geen fictie, maar is

Dit is geen fictie, maar is het ware verhaal van de manier waarop de algemene jaarlijkse vergaderingen worden georganiseerd en verlopen in de VME (meer dan 60 appartementen) waar ik een appartement bezit :
- een dikke maand op voorhand convoceert de syndicus de leden van de Raad van mede-eigendom om de vergadering voor te bereiden ;
- 14 dagen op voorhand verstuurt de syndicus dan de uitnodigingen met de agendapunten aan de eigenaars;
- de eigenaars nemen enkel kennis van de agendapunten : behalve een algemene rekenlijst wordt er geen documentatie naar de eigenaars opgestuurd;
- "de algemene vergadering dient en is er om de eigenaars op de hoogte te stellen van het reilen en zeilen van de VME" ... dixit de syndicus; alles wat je moet of mag weten wordt je medegedeeld op de algemene vergadering, .... (noch de VME, noch de syndicus, beschikken over een website waar documenten en facturen kunnen geconsulteerd worden);
- het is op de algemene vergadering zelf dat je bepaalde zaken omtrent je gebouw verneemt en dat je onmiddellijk een beslissing dient te treffen (zonder over de nodige documentatie die als staving van hetgeen door de syndicus naar voren wordt gebracht, te beschikken of gezien te hebben); ... iedereen moet akkoord gaan met de voorstellen van de syndicus en de ja-stemming gebeurd natuurlijk ook;
- alle stemmingen over al de te stemmen agendapunten worden op één blad papier aan de eigenaars overhandigd, met verzoek ja of neen te schrijven achter ieder agendapunt !
- de vergadering wordt geopend door de voorzitter van de Raad van medeeigendom, die dan het woord geeft aan de syndicus;
- de syndicus blijft ononderbroken aan het woord gedurende 2 à 3 uur; hij overtuigt alle eigenaars dat hij zijn werk zeer goed doet en maakt zelfs grapjes en vertelt verhaaltjes en anekdotes, om de vergadering plezant te maken; onderwijl lopen verscheidene kelners bedrijvig rond tussen de eigenaars om bestellingen van drank  te noteren en te serveren; tot vijf maal toe komen ze bestellingen opnemen : men kan vragen wat men wenst: koffie , pils, bruin bier, trappist, wijn, porto, whisky .....
- O wee ! diegene die durft ambetante vragen te stellen, of te protesteren ... hij of zij wordt onmiddellijk de mond gesnoerd en bestempeld als lastig en schandalig ! Wie niet content is moet maar verkopen ! (dixit de syndicus);
- op één of soms twee stemmen na, stemmen dan alle eigenaars unaniem of met overgrote meerderheid JA op alles wat de syndicus zegt of voorstelt;

Vraag : moet men hieruit concluderen dat deze VME een ideale VME is waar geen discussies zijn en alles perfect verloopt en iedereen zeer tevreden is ? Op alles JA stemmen, zonder zich vragen te stellen, is hier de boodschap !
Maria Riding

Het is in elk geval een leuke

Het is in elk geval een leuke vergadering daar bij u.

Neen, alle gekheid op een stokje, bij een dergelijke aanpak zou ik me inderdaad ook  niet lekker voelen. Het kan natuurlijk zijn dat het beheer ondanks alles toch naar behoren verloopt, maar de kans bestaat zeker dat er een rookgordijn opgetrokken wordt om het een en ander te verdoezelen. Wat doet de raad van mede-eigendom en de commissaris van de rekeningen? Controleren zij de syndicus effectief? Maken zij 2x per jaar een rapport op?

We blijven het herhalen, een directe communicatie tussen mede-eigenaars mogelijk maken is zowat de hoofdreden waarom we met Quimmo.be gestart zijn. Zoals u terecht zegt is het moeilijk in een vergadering met 60 passieve mensen als enige tegen een mondige syndicus in te gaan. Maak hier een zone (forum) aan voor uw mede-eigendom en nodig uw mede-eigenaars uit om zich in te schrijven. Dan heeft u 364 dagen tussen 2 vergaderingen in om te zeggen/te vragen wat u wil. Verloopt alles toch goed? Prima, dan slaapt u beter. Wordt er achter de schermen geknoeid? Dan heeft u de tijd om andere mede-eigenaars mee te krijgen zodat u niet alleen staat bij eventuele kritiek tijdens de AV. Is het beheer echt te slecht? Dan kunt u genoeg stemmen verzamelen om zo nodig van syndicus te veranderen. Anders blijft het roepen in de woestijn.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

Sinds we de algemene

Sinds we de algemene vergadering zeer goed voorbereiden en dit ondersteunen met een powerpoint presentatie verloopt dit stukken beter dan voorheen.  De syndicus leidt ook niet de vergadering maar de voorzitter.  Er wordt zeer sterk gefocust op de kosten en informatie die normaal niet gekend is door de medebewoners (vb details van onderhoud en verloop van electriciteitsverbruik gemene delen). Vragen worden geconcentreerd naar het einde van de presenstatie en dit wordt ervaren als zeer positief, daar meestal heel wat zaken in de presentatie reeds werden toegelicht.  De agenda wordt strikt gevolgd en de voorzitter waakt erop dat geen afwijkingen hierop komen door onderwerpen te verschuiven op te voor proberent te bespreken door medeeigenaars.  Niet makkelijk maar indien dit strikt wordt gevolgd is na 2 vergaderingen iedereen overtuigd van het voordeel.
De voorbereiding wordt vooreerst gedaan met de leden van de Raad.  Wanneer hier een consensus wordt bereikt, is er een voorvergadering met de syndicus, die op voorhand de vragen krijgt toegestuurd.  Ook dit beperkt de tijd die deze vergadering in beslag neemt.
Dan komt maar pas de Algemene Vergadering waar de medeeigenaars enkel de agendapunten krijgen.  Uiteraard zitten er altijd kapers op de kust om de zaak storen, maar de ervaring is dat die meestal nu worden teruggefloten door medeeigenaars.

Dat is zeker de goede aanpak.

Dat is zeker de goede aanpak. De voorbereide vergadering was er bij ons ook wel, maar blijkbaar nog niet voldoende in detail, want er kwamen toch nog teveel mede-eigenaars met volledig andere suggesties of specifieke detailvragen.

Met 50 eigenaars aanwezig heb je natuurlijk altijd vragen. Als er 10 mensen een vraag of opmerking hebben kan je er moeilijk maar 5 aan het woord laten. Ik denk dan ook dat de online discussie vooraf belangrijker wordt naarmate het om een grotere VME gaat. Dan hebben er van de 10 misschien al 8 hun vraag vooraf gesteld en beantwoord gezien en blijven er maar de 2 anderen over op de vergadering.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

Men onderschat hedendaags de

Men onderschat hedendaags de welwillendheid van de mede-eigenaars. Wat men vroeger zo'n 20 jaar geleden zonder problemen kon bespreken is voorbij.