Inscannen documenten voor website mede-eigendom – aan welke kostprijs?

Inscannen documenten mede-eigendomEr lijkt intussen een consensus te bestaan onder de meeste specialisten dat de nieuwe wet op de mede-eigendom effectief verplicht dat de documenten van de mede-eigendom op een website ter beschikking staan. Dit betekent enerzijds dat de VME website opgestart moet worden, maar anderzijds ook dat de bestaande documenten van de VME allemaal ingescand moeten worden. Dit brengt natuurlijk ook kosten met zich mee.


Zoals u misschien al weet, is de website op zich minder een probleem. Op Quimmo.be kunt u een gratis website voor uw VME aanmaken en hier tot 10 MByte documenten per appartementsgebouw opslaan. Tussen de 10 en de 50 Mbyte betaalt u een luttele 4,9 € per wooneenheid/handelspand per jaar, waar u dan meteen ook bijkomende mogelijkheden voor krijgt.

De vraag is wie de documenten zal inscannen. In vele gevallen zal dit de syndicus zijn, waarbij deze laatste dit werk natuurlijk ook niet gratis kan doen. Er doen kostprijzen de ronde van een paar tientallen euro's per wooneenheid, wat voorlopig ook voor de eigenaarsverenigingen een aanvaardbare prijs lijkt te zijn. Een andere aanpak die ingang vindt bij sommigen, is van geen aparte prijs te rekenen voor het verwerken, maar het maandelijkse tarief van de syndicus te verhogen om deze en andere kosten af te dekken. Het gevolg van de verschillende aanpak is dat een mede-eigendom die van syndicus verandert, in sommige gevallen 2x zal betalen voor de verwerking en in andere gevallen bijna niets. Voor zover de website overdraagbaar is van de ene naar de andere syndicus, natuurlijk.

Een taakverdeling is natuurlijk ook denkbaar. Op Quimmo.be kan je als syndicus een co-moderator aanstellen per mede-eigendom. Zo zou een vrijwilliger binnen de VME zich eventueel kunnen bezig houden met het inscannen en uploaden van alle historische documenten. Waarbij de syndicus natuurlijk nog de eindcontrole van de volledigheid kan doen.

Waar kan je dan deze papierhoop efficiënt inscannen, aan een aanvaardbare kost? Iedereen die al aan de slag is geweest met een kleine thuis scanner, weet dat het inscannen van honderden pagina's een werk van vele avonden zou betekenen. Indien u zelf geen krachtige professionele scanner heeft, kunt u echter terecht in vele fotokopie winkels in uw buurt. Steeds vaker bieden deze ook scandiensten aan. Wanneer u uw documenten op voorhand verzamelt in nette bundeltjes, kunt u zich naar een dergelijke zaak begeven met een USB geheugenstick op zak. In de winkel worden al uw documenten razendsnel gescand, aan enkele cent per pagina, en worden de resulterende bestanden op uw USB stick gezet.

Eens terug thuis, kunt u ze dan snel en eenvoudig uploaden op de website van uw mede-eigendom op Quimmo.be.


Gratis abonneren
Opmerking: dit artikel kan bijgewerkt worden aan de hand van nieuwe bevindingen. Als u het in de toekomst opnieuw wil lezen, bekijk dan de meest recente on-line versie. (Gebruiksvoorwaarden)

© 2010-2018 Quimmo.be