Modernisering volmachten voor AV

7 antwoorden [Laatste bericht]
Lieve en Marc
Offline

Wij proberen meer gebruik te maken van de (goedkopere) communicatiemiddelen.
Vragen:
- mag men een volmacht per e- mail geven en wat moet daar dan allemaal in vermeld staan?
- mag men het volmachtformulier ondertekenen en inscannen en zo als bijlage aan een e- mail verzenden?
- eventueel idem per fax.
- bestaat er een modelformulier voor geven van volmacht? Wat dient er dus minimaal op te staan?
Met dank.

Lieve en Marc
naicwill
Offline
vorm volmachten
Geachte heer
 
De volmacht moet schriftelijk zijn verleend aan de volmachtdrager. Over de wijze waarop deze volmacht aan de volmachtdrager wordt overgemaakt, voorziet de wetgever geen expliciete regeling. Ik zie dan ook niet onmiddellijk een probleem in een werkwijze waarbij de volmacht via fax, en waarop de volmachtgever duidelijk ZELF de identiteit van de gevolmachtigde heeft ingevuld, naar de syndicus op de vergadering belandt.
 
Vriendelijke groeten,
 
naicwill
Offline
voorbeeld
naicwill
Offline
Roland Timmermans ยป Is een elektronische volmacht geldig ?


De Appartementswet stipuleert tevens dat de volmacht de naam moet vermelden van de lasthebber 
( art. 577-6 & 7 , tweede lid B.W. )  en dat zij algemeen of specifiek kan zijn ( art. 577-§ & 7 , derde lid B.W. ) en beperkt is tot drie ( art. 577-6 & 7 ,  vijfde lid B.W. ) , maar legt niet op dat deze volmacht schriftelijk dient te zijn .    
De vraag is derhalve of de volmacht bij email kan worden gegeven .
Het antwoord is desbetreffend eenvoudig .
In wezen staat niets het gebruik van de elektronisch volmacht in de weg .
Dit mandaat kan in de praktijk op twee wijzen worden gegeven , namelijk onder de vorm van scankopie of in de tekst van een email zelf .
In het geval van een volmacht bij scankopie ondertekent de lastgever het origineel op de plaats waar hij verblijft , scant het ondertekende document daarna op zijn pc in en verzendt vervolgens aan de syndicus een email met in bijlage de digitale kopie van de schriftelijke volmacht .
Na ontvangst van de email met attachement laat de syndicus het emailbericht en de bijlage uitprinten en dit deze documenten toevoegen aan de aanwezigheidslijst .
Een tweede vorm is het verwerken van de volmacht in de tekst zelf van het emailbericht , namelijk door een bericht van de syndicus met betrekking tot een algemene vergadering te beantwoorden en in de responsemail volmacht te geven aan een nader bepaald persoon voor een nader bepaalde algemene vergadering  .
Deze twee vorm van elektronisch volmacht lijkt echter minder veilig daar niet steeds met voldoende zekerheid de geretourneerde email geïnterpreteerd kan worden .
In de praktijk zal het wellicht nog enige tijd in beslag nemen eer syndicus en mede-eigenaars zich aan de digitale omstandigheden goed hebben weten aan te passen .
Lees het volledige artikel
http://www.halloresidentie.be/nl/nieuws/chroniques/roland-timmermans/een-elektronische-volmacht-geldig
Quimmo
Offline
Dat kan, maar ik zou voorzichtig zijn

De wet voorziet inderdaad geen specifieke vorm. Per email kan dus wel in principe.

Anderzijds is het voor de syndicus natuurlijk moeilijk om te interpreteren of een email, zonder een gescande brief en komende vanaf een onbekend email adres wel degelijk van een eigenaar komt. Al is deze wettelijk misschien wel geldig, u loopt het risico dat deze geweigerd wordt.

Indien u een volmacht enkel met een tekstmail zou willen geven, zou ik dit tenminste doen als antwoord op een email van de syndicus en gericht aan zowel de volmachtdrager en de syndicus, zodat deze de link kan leggen met een gekende eigenaar. Maar het is nog beter een gehandtekend document te scannen en te mailen.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom

Lieve en Marc
Offline
Beste Quimmo, Dank voor Uw


Beste Quimmo,
Dank voor Uw antwoord.
Doch voor ons is dit nog niet duidelijk.
De volmachten worden bij ons overhandigd aan degene die de volmacht krijgt,
ik dacht dat dit de juiste procedure was.
Deze volmachten worden in het begin van de vergadering opgenomen door de
stemopnemers, die het resultaat ervan mededeelt aan de Syndicus.
Als een eigenaar met zijn gekende e- mail adres een volmacht per e- mail
doorgeeft aan een andere eigenaar, wat kan er dan nog fout lopen?
Ook is het bij ons zo dat er mensen zijn die geen e- mail adres hebben en
dit laten doorzenden naar een verwante.
Hieronder kopie van iemand die per e- mail een volmacht geeft aan een
eigenaar via mijn e- mail adres (omdat deze eigenaar dus geen eigen e- mail
adres heeft).
Kunt U aangeven wat er dus juist dient opgeschreven om geldig te kunnen
zijn?
............................
Zoals aangegeven zouden wij dus al die correspondentie willen moderniseren.
Tevens zijn er veel eigenaars die geen moeite doen om een volmacht te geven
als ze niet kunnen aanwezig zijn, waarbij dan het vereiste quorum niet
gehaald wordt en de vergadering opnieuw dient gedaan.
Als ze dit wel zouden kunnen via e- mail (zonder al te veel bijkomend werk)
kan dit aanleiding geven tot het bereiken van het vereiste quorum.

>> Kunnen jullie misschien een voorbeeld- mail maken voor volmacht?

Met dank en vriendelijke groeten,



----- Original Message -----
From: <info@quimmo.be>
To: <erkati.lamens@telenet.be>
Sent: Thursday, April 25, 2013 11:46 AM
Subject: Commentaar voor Forumonderwerp: Modernisering volmachten voor AV


> Hallo Lieve en Marc,
>
> Commentaar door Quimmo: Dat kan, maar ik zou voorzichtig zijn
>
> De wet voorziet inderdaad geen specifieke vorm. Per email kan dus wel in
> principe.
>
> Anderzijds is het voor de syndicus natuurlijk moeilijk om te interpreteren
> of  een email, zonder een gescande brief en komende vanaf een onbekend
> email  adres wel degelijk van een eigenaar komt. Al is deze wettelijk
> misschien wel  geldig, u loopt het risico dat deze geweigerd wordt.
>
> Indien u een volmacht enkel met een tekstmail zou willen geven, zou ik dit
> tenminste doen als antwoord op een email van de syndicus en gericht aan
> zowel  de volmachtdrager en de syndicus, zodat deze de link kan leggen met
> een  gekende eigenaar. Maar het is nog beter een gehandtekend document te
> scannen  en te mailen.
>
> Lees meer
> http://www.quimmo.be/nl/forum/syndicus-algemene-vergaderingen-raad-van-mede-eigendom/modernisering-volmachten-voor-av#comment-6500
>
...................................
Ontvangen mailbericht voor volmacht als antwoord op eerdere mail.

Geachte Mevrouw .......


Naar aanleiding van de algemene vergadering van ../../.. moet ik u melden
dat ikzelf jammer genoeg niet aanwezig kan zijn.


Hierbij geef ik u mijn volmacht om onze belangen te verdedigen.


In de hoop u met deze informatie van dienst te zijn,


Met vriendelijke groeten,
....................................
Verrzonden mail voor vraag voor volmacht.

Op ../../.. at ..:.. schreef ..............
(één van de eigenaars aan een andere eigenaar)

Geachte,

Betreft: volgende AV van ../../..

Het wordt wellicht een belangrijke/ moeilijke vergadering waarbij het
aanwezigheidsquorum belangrijk zal zijn.
Indien U niet op deze vergadering kunt aanwezig zijn en U wilt dat wij Uw
belangen verdedigen, gelieve dan een volmacht op te sturen op naam van en
naar het adres hieronder vermeld.
Met dank en vriendelijke groeten,



Lieve en Marc
naicwill
Offline
controle door syndicus op av
Een dergelijke modernisering(opmaak van uw email) lijkt mij een beetje op
stemmen ronselen,gelukkig is aantal volmachten beperkt.
hier artikel indikator
Hoeveel volmachten mag ieder nu precies hebben?
Sinds 1 september 2010 gelden er strengere regels rond hoeveel volmachten iemand op de algemene vergadering mag hebben. Zijn het er maximum drie? Zijn ze beperkt tot 10%? Onlangs verduidelijkte de minister het één en ander...
De 'kwestie' van de volmachten...
Ook afwezigen kunnen stemmen. Dat weet u... Via het systeem van de volmachten kunnen ook afwezige mede-eigenaars hun stem laten gelden op de algemene vergadering. Zij kunnen immers aan iemand anders een volmacht geven om in hun plaats te stemmen.
 
Tip. U hoeft als mede-eigenaar een dergelijke volmacht niet noodzakelijk te geven aan een andere mede-eigenaar. U mag ook een onafhankelijke derde, zoals een vriend, uw huurder of een familielid afvaardigen. De syndicus zelf kan daarentegen geen volmacht krijgen, ook niet als hij zelf een mede-eigenaar is.
 
Let op! De volmacht moet voortaan op naam zijn en kan in principe maar gelden voor één algemene vergadering.
 
Niet te veel volmachten. De nieuwe Wet op de mede-eigendom beperkt voortaan inderdaad het aantal volmachten dat één aanwezige op de algemene vergadering kan krijgen. Naar aanleiding van een schriftelijke vraag zette de minister van Justitie recent alle regels nog eens op een rijtje.
 
Wanneer te veel volmachten?
De regel van drie... Dat is de algemene regel. Iedere aanwezige kan in principe maximum drie volmachten krijgen.
 
Is drie een absoluut maximum? Neen! In grote gebouwen kan een aanwezige nl. toch meer volmachten hebben. Dit is zo indien hij in het totaal niet méér dan 10% van het totale aantal stemmen krijgt. Gaat het om een mede-eigenaar, dan moet hij, om die 10% te berekenen, ook zijn eigen stemmen meetellen.
 
Let op! Het gaat hier wel degelijk om 10% van het totale aantal stemmen dat toekomt aan het volledige gebouw. Zijn er dus in de basisakte 1.000 aandelen verdeeld, dan gaat het om maximaal 100 stemmen.
 
Volmachten beperken tot 10%? Neen. Ook dat is niet altijd het geval. Een mede-eigenaar kan immers gerust meer dan 10% van het totale aantal stemmen hebben als hij maar één, twee of drie volmachten heeft. Enkel als hij méér dan drie volmachten heeft, geldt immers die beperking tot 10%. Heeft een mede-eigenaar maar één volmacht gekregen, dan mag hij dus gerust 20% of 30% van de stemmen hebben.
 
Wat als er te veel volmachten zijn? Daagt een mede-eigenaar op met te veel volmachten, dan moet hij één van deze volmachten laten vallen. Hij mag zelf beslissen welke volmacht hij laat vallen. Uiteraard voorkomt hij dit beter door vooraf de betrokkene te verwittigen zodat die aan iemand anders een volmacht kan geven.
 
Nooit meer dan de helft van alle stemmen. Ook met die regel moet u rekening houden. Niemand mag meer stemmen hebben dan de som van de stemmen van de andere aanwezigen samen. Hiervoor moet u kijken naar het aantal stemmen op de vergadering zelf. Dit is dus moeilijk op voorhand te bepalen.
 
Concreet. Stel, mede-eigenaar X heeft (met eigen stemmen en volmachten) in totaal 600 stemmen op de vergadering. De andere vier aanwezigen hebben ieder 100 stemmen, dus in totaal 400 stemmen. In dat geval wordt het aantal stemmen van X automatisch beperkt tot maximaal 400.
 
Heeft een aanwezige maar één, twee of drie volmachten, dan mag hij gerust méér dan 10% van het totale aantal stemmen hebben. Heeft een aanwezige echter méér dan drie volmachten én meer dan 10% van het aantal stemmen, dan moet hij één of meer volmachten laten vallen.
http://ondernemingsdatabank.indicator.be/mede_eigendom___volmacht/hoeveel_volmachten_mag_ieder_nu_precies_hebben_/VLTAVGAR_EU160606/65/search?&t=234&k=2152
Quimmo
Offline
Volmacht

@Lieve en Marc: de volmacht zoals in uw bericht lijkt me wel OK. U heeft gelijk als u zegt dat een volmacht aan de mede-eigenaar rechtstreeks gegeven wordt. Als het enkel per tekst-email is, zou ik de syndicus toch ineens in kopie zetten zodat er zeker geen twijfel is. De volmachtdrager gaat zijn PC niet meenemen naar de vergadering en zal de email dus gewoon afdrukken. Nu, ik kan gemakkelijk een dergelijke email namaken in een tekstverwerker. De kans dat iemand dit doet is klein, maar waarom zou u het risico nemen dat er twijfel ontstaat. Doe het beter ineens goed.

De andere mail lijkt idd een beetje op het "ronselen" van volmachten. De oproep om volmachten te geven wanneer een eigenaar niet aanwezig kan zijn zou eigenlijk van de syndicus moeten uitgaan en deel uitmaken van de uitnodiging voor de AV (best formulier voor volmacht ineens meesturen).


@naicwill

Ik heb al meerdere discussies gelezen over wat er moet gebeuren als een eigenaar te veel volmachten heeft. De ene keer zegt men dat de volmachtdrager mag kiezen welke er komen te vervallen. De andere keer houdt iemand vol dat dan alle volmachten vervallen gezien men niet kan uitmaken welke voor gaat (zeker als iemand een specifieke volmacht gegeven heeft). Ik ben voorstander voor het principe wat u citeert, maar ik zou er mijn hand niet voor in het vuur steken. Een volmachtdrager zorgt er best zelf voor dat hij in de regel is.

Lees ook onze 15 min inleiding tot mede-eigendom
____________________________________________
De gratis website voor elke mede-eigendom