Nu de nieuwe syndicus verkozen is op de algemene vergadering, rest de taak om de overdracht tussen de ontslagen en de nieuwe syndicus te regelen. In de meeste gevallen is dit een zaak tussen beide syndici, maar het is best dat de mede-eigenaars een oogje in het zeil houden. Er kan immers nog een en ander mislopen, zeker indien de vroegere syndicus tegen hun zin vertrekt.
In de meeste gevallen is dit een zaak tussen beide syndici, maar het is best dat de mede-eigenaars een oogje in het zeil houden. Er kan immers nog een en ander mislopen, zeker indien de vroegere syndicus tegen hun zin vertrekt.
Het eerste wat de nieuwe syndicus nodig heeft, is het volledige dossier van je vereniging van mede-eigenaars. Dit dossier moet volgens de wet binnen de dertig dagen overgedragen worden. Het gaat hier om de volledige boekhouding, alle contracten met leveranciers, de bankrekeningen, de statuten, de verslagen van vroegere algemene vergaderingen... Het feit dat de boekhouding vanaf 20 kavels nu via een genormaliseerd rekeningstelsel moet gebeuren maakt de overdracht en transparantie op financieel gebied heel wat gemakkelijker dan voorheen.
Indien de syndicus het mandaat eindigt, zonder dat er een nieuwe syndicus is, moet de syndicus alles overdragen aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering (niet aan de voorzitter van de raad van mede-eigendom, tenzij het om dezelfde persoon gaat).
De nieuwe syndicus zal zich eerst willen inwerken en de mede-eigendom leren kennen, alvorens nieuwe projecten in gang te zetten. Indien het mandaat van de vroegere syndicus nog even doorloopt en het archief elektronisch is, kunnen de oude en de nieuwe syndicus natuurlijk gelijktijdig toegang hebben tot de gegevens.
De historiek die niet in verslagen staat en de meningen van de eigenaars zijn natuurlijk zaken die moeilijker over te dragen zijn. Indien je gebouw een forum op Quimmo heeft, kan de nieuwe syndicus hier altijd op terugvallen om de achtergrond van bepaalde beslissingen beter te begrijpen. De hele historiek gaat dan niet verloren en je moet niet alles opnieuw uitleggen.
Een vergadering met de raad van mede-eigendom is natuurlijk ook erg nuttig om gestart te geraken.
De oude syndicus heeft een volmacht op de rekeningen van de VME. Indien je van plan bent hem met onmiddellijke ingang te ontslaan, is enige voorzichtigheid geboden. Dat een malafide syndicus een rekening "plundert" is zeldzaam, maar het gebeurt. Er bestaat echter ook een kans dat je ontslagen syndicus onmiddellijk na het ontslag nog snel een factuur opmaakt voor een bedrag waar deze - al dan niet terecht - recht op meent te hebben (bijvoorbeeld verbrekingsvergoeding). Deze kan zelf dan ook onmiddellijk deze factuur aan zichzelf betalen.
Neem in conflictsituaties beter het zekere voor het onzekere en laat de rekeningen blokkeren, voor de algemene vergadering. Het is beter dat je zelf de touwtjes in handen heeft en kunt beslissen de factuur al dan niet te betalen, dan dat je moet proberen via de rechtbank geld te recupereren van de syndicus.
Hoe doe je dat? Best komt dit initiatief van iemand van de raad van mede-eigendom. Deze persoon kan zich best op het filiaal van de bank aanbieden, met een kopie van het verslag van de algemene vergadering waaruit blijkt dat die in verkozen is. Neem voor de zekerheid de uitnodiging mee voor de AV waarop het ontslag van de syndicus als agendapunt staat. Het is nooit uit te sluiten dat je bank moeilijk doet hierover, maar vaak zal dit aanvaard worden. Na de vergadering bezorg je de notulen aan de bank, waaruit blijkt welke syndicus het beheer verder zal zetten.
Het is dan wel de taak van de nieuwe syndicus, maar je kunt er best op toezien dat alle leveranciers op de hoogte gebracht worden van de aanstelling van de nieuwe syndicus. Zo niet is het mogelijk dat er nog facturen of bestelbevestigingen naar de oude syndicus vertrekken en daar blijven liggen.
Informeer de nieuwe syndicus ook zo vlug mogelijk over welke opdrachten er geschillen bestaan, zodat deze geen factuur betaalt die door de VME gecontesteerd wordt. Het is namelijk nooit helemaal zeker dat de oude syndicus voor een volledige briefing zorgt.
Indien je gebouw een forum op Quimmo heeft, vergeet dan ook niet de nieuwe syndicus toegang te verlenen en de oude syndicus te laten verwijderen.
Zorg dat het duidelijk is welke syndicus, de oude of de nieuwe, het verslag van de algemene vergadering naar de eigenaars zal versturen. Tenzij de oude syndicus met onmiddellijke ingang ontslagen is, lijkt het ons logisch dat die het nog doet als afronding van de AV.
Update 2017: vanaf heden is de syndicus (ook de vrijwillige syndicus) verplicht zich te laten inschrijven in de Kruispuntsbank van Ondernemingen als toevoeging bij de beheerde VME(s).
Dit was meteen de laatste stap in ons stappenplan over de vervanging van de syndicus. Zoals met andere artikels op Quimmo zullen we hier nu en dan een aanpassing in aanbrengen als er nieuwe tips of ideeën naar boven komen.
Andere artikels in het stappenplan:
Stap 1: Maak een volledig plan
Stap 2: De mede-eigenaars overtuigen
Stap 3: Op zoek naar een nieuwe syndicus
Stap 4: Lastenboek en offertes
Stap 5: Het agendapunt voor de algemene vergadering
Het dossier is klaar, de offertes zijn binnen en geanalyseerd en je hebt een goed zicht op de syndici die in aanmerking komen om de huidige te vervangen. Nu moet je de stemming inplannen.
Lees meerHet overtuigen van de mede-eigenaars bij het vervangen van de syndicus is een van de moeilijkste stappen. Vaak wordt er te weinig tijd aan besteed, verloopt de vergadering stroef en krijgt de huidige syndicus misschien een nieuw mandaat van drie jaar.
Lees meerJe hebt de zaak goed voorbereid en het lijkt erop dat je een meerderheid van de mede-eigenaars mee krijgt om van syndicus te veranderen. In dat geval is het tijd om in actie te komen en op zoek te gaan naar een opvolger.
Lees meer